Jak działa Wirtualne biuro?
Progres w rozwoju technologii daje wszystkim firmom więcej możliwości rozwoju. Obserwujemy od wielu lat, że firmy coraz częściej decydują się na pracę w trybie hybrydowym lub zdalnym. Wirtualne biura powstają obecnie na całym świecie i sprawdzają się zarówno w przypadku start-upów, freelancerów, jak i globalnych firm. Wirtualne biuro to jedno z najlepszych rozwiązań z zakresu cyfrowego środowiska pracy. Oferuje szeroki wybór miejsc pracy i wiele innych korzyści. Sporo Wirtualnych biur jest zlokalizowanych w centrum dużych miast, co zwiększa zasięg firmy.

Według polskiego prawa do rejestracji nowej działalności gospodarczej wymagany jest adres siedziby. Zamiast wynajmować lokal lub pracować w domu, można wybrać Wirtualne biuro.

Przejście firmy do sfery cyfrowej przynosi wiele benefitów, jak choćby praca zdalna, niższe koszty utrzymania i wynajmu czy większa oszczędność czasu. Co roku powstaje coraz więcej Wirtualnych biur, ale wciąż przez wielu są one błędnie postrzegane.

Wirtualne biuro stanowi specjalny adres, który może zostać wykorzystany do zarejestrowania firmy w Danii, jeśli nie posiada się wynajętego lokalu w tym kraju.

Poczta może dotrzeć na adres firmowy i następnie zostać przekazana na wskazany adres lub skanowana i wysyłana pocztą elektroniczną. Można wybrać najbardziej odpowiednią formę przekazania korespondencji.

Korzystając z usługi Wirtualnego biura, można zaoszczędzić sporo pieniędzy, ponieważ nie trzeba wynajmować kosztownej powierzchni biurowej, gdy nie korzysta się z niej na co dzień. Ponadto nie trzeba poświęcać swojego czasu na odbieranie korespondencji.

Często zadawane pytania:

Czy można założyć Wirtualne biuro przed rozpoczęciem działalności gospodarczej?
Tak, jest taka możliwość, lecz realizacja procedury wiąże się z dodatkowymi formalnościami i dokumentami. Zanim zarejestrujesz firmę, musisz uzyskać Wirtualny adres do rejestracji, a po zarejestrowaniu firmy możesz założyć wirtualne biuro. W momencie rejestracji należy posiadać potwierdzenie uprawnień do korzystania z lokalu.

Czy można założyć firmę korzystając z adresu Wirtualnego biura?
Tak, należy jedynie wypełnić wniosek. My wtedy jak najszybciej rozpatrzymy ten wniosek, poprosimy Cię o przesłanie dodatkowych dokumentów, zapłatę faktury i już będziesz mógł zarejestrować swoją działalność w Danii.

Ile kosztuje Wirtualne biuro?
Wirtualne biuro jest znacznie tańsze niż biuro tradycyjne. Dzięki temu zmniejsza się koszt utrzymania lub wynajmu biura (lokalu), nie trzeba kupować sprzętu biurowego i zmniejsza się ślad węglowy. Jest to niezwykle korzystne dla wszystkich przedsiębiorstw, zarówno ze względów finansowych, jak i środowiskowych. Obok standardowych usług Wirtualnego biura, możliwe jest również skorzystanie z usług dodatkowych. Związane są z nimi dodatkowe koszty. Mogą to być opłaty za wynajem sal konferencyjnych lub za dodatkowe usługi, takie jak prowadzenie księgowości firmy czy dostarczanie poczty.

Pod jakie władze podlega Wirtualne biuro?
Urząd, któremu podlega Wirtualne biuro, zależy od adresu użytego do rejestracji. Każdemu adresowi podporządkowane są administracyjnie dane urzędy, w tym ZUS, urząd skarbowy i sąd rejonowy. Aby zorientować się, pod jakie urzędy podlega nasze Wirtualne biuro, należy sprawdzić, pod jakie urzędy podlega nasz wirtualny adres.

Jakie są korzyści z Wirtualnego biura?

• Zarządzanie biurem według własnych wytycznych
• Lepsza jakość pracy dla całego biura
• Szybki i prosty kontakt z klientami
• Nie ma potrzeby wynajmowania biura
• Obniżenie kosztów utrzymania biura
• Umożliwia pracę zdalną lub hybrydową
• Możliwość oszczędzania czasu
• Sprawniejsze zarządzanie zespołem
• Własny adres e-mail
• Własny adres pocztowy
• Mniejszy ślad węglowy firmy

Jak na przedsiębiorstwo może wpłynąć otwarcie Wirtualnego biura?
Wirtualne biuro stwarza firmie nowe możliwości. To świetna okazja do rozwinięcia swojego biznesu i podwyższenia stopnia profesjonalizmu. Nowy obszar pracy pozwala na łatwiejszy kontakt z klientami, zarówno telefoniczny, jak i mailowy. Przejście biura do świata cyfrowego może poprawić i usprawnić działalność firmy.

Inną ważną kwestią jest to, że Wirtualne biuro z pewnością będzie nowym i niezwykle korzystnym środowiskiem pracy. Skutkuje to często lepszą motywacją do pracy i poprawą organizacji. Dobre miejsce pracy jest niezwykle istotne, zarówno dla start-upów, jak i dla większych firm z doświadczeniem.

Czy Wirtualne biuro dysponuje własnym adresem e-mail?
Tak, wiele biur posiada taką opcję. Posiadanie własnego adresu e-mail jest jedną z głównych zalet Wirtualnego biura, po pierwsze czyni Twoją firmę bardziej profesjonalną. Posiadanie własnego adresu e-mail znacznie ułatwia zarządzanie firmą. Wszystkie informacje są w jednym miejscu, a dostęp do dokumentów jest możliwy z każdego miejsca i o dowolnej porze. Dodatkową korzyścią jest to, że dużo łatwiej jest zarządzać pracą biura poprzez własny adres e-mail.

Korzyścią płynącą z dysponowania służbowym adresem e-mail jest rozdzielenie spraw osobistych od zawodowych. Zachowując równowagę między sprawami osobistymi i biznesowymi, można zwiększyć produktywność i wydajność pracy. Jest to bardzo korzystne dla wszystkich firm.

Wirtualne biuro może mieć również swój własny numer telefonu. Jest to równie korzystne, jak adres e-mail.

Czy zagwarantowane jest, że Wirtualne biuro posiada własny adres pocztowy?
Oczywiście, wszystkie Wirtualne biura mają adres pocztowy. Tym sposobem korespondencja i listy biznesowe są zawsze w tym samym miejscu i zawsze łatwo jest odebrać przesyłki. Dzięki temu możliwe jest oddzielenie poczty służbowej od prywatnej, a tym samym usprawnienie zarządzania firmą.

Możliwe jest wysyłanie e-maili z powiadomieniami, przechowywanie i skanowanie poczty. Za dodatkową opłatą przesyłki pocztowe mogą być dostarczane pod wskazany adres.

Czy posługiwanie się Wirtualnym biurem jest legalne?
Jest to całkowicie legalne, aby używać wirtualnego adresu dla swojej firmy w Danii. Pomieszczenia, z których korzystamy, odpowiadają zapisom duńskiej ustawy o praniu pieniędzy. Aby zarejestrować firmę w Danii, nie wystarczy mieć skrzynki pocztowej. Osobisty odbiór korespondencji nie jest możliwy.

Czy Wirtualne biuro to bezpieczne rozwiązanie?
Bezpieczeństwo cybernetyczne jest kwestią kluczową przy prowadzeniu Wirtualnego biura. Troska o własne bezpieczeństwo powinno być kwestią priorytetową dla każdego przedsiębiorstwa. Poziom cyberbezpieczeństwa rośnie z każdym rokiem, aby zapewnić komfortową i sprawną pracę wirtualnych biur. Sprawia to, że każdy przedsiębiorca decydujący się na Wirtualne biuro może liczyć na pełny komfort i zero obaw o bezpieczeństwo.

Czy polska firma ma możliwość korzystania z Wirtualnego biura?
Nasze usługi są obecnie dostępne dla firm, które posiadają duński numer CVR.

Czy praca zdalna/hybrydowa jest możliwa w Wirtualnym biurze?
Tego typu biura pozwalają zarówno na pracę hybrydową, jak i zdalną. Jest to dla wielu przedsiębiorstw niezwykle korzystne. Pracując zdalnie lub hybrydowo można obniżyć koszty związane z biurem i zredukować ślad węglowy firmy. Ponadto, firma przeniesiona do świata cyfrowego ułatwia przechowywanie oraz zarządzanie dokumentacją.

Czy na mojej stronie internetowej i w celach marketingowych mogę używać adresu Wirtualnego biura?
Tak, Wirtualne biuro funkcjonuje dokładnie tak, jakbyś miał tradycyjne biuro, ale jest to znacznie tańsze rozwiązanie.

Czy jest różnica pomiędzy Wirtualnym biurem w Danii, a w Polsce?
W obu krajach Wirtualne biura są do siebie podobne. Wiele z nich działa na niemalże identycznych zasadach. Różnice stanowi język oraz waluta, a czasem inny sposób prowadzenia biura. Ta ostatnia kwestia jest zależna od firmy prowadzącej biuro.

Czy moje dokumenty mogą być wysłane do Polski?
Tak, dokumenty wysyłamy co miesiąc, w ostatni dzień danego miesiąca. Skany natomiast wysyłamy na bieżąco.

Wypowiedzenie a Wirtualne biuro
Związany jesteś jedynie okresem, za który zapłaciłeś. Chcąc rozwiązać umowę, zgłoś się do nas na tydzień przed następnym fakturowaniem.

Czy można dostać zeskanowane listy z korespondencją?
Jak najbardziej, będziesz otrzymywać skan swojej korespondencji, gdy tylko trafi ona na adres Wirtualnego biura.

Kiedy dostanę skany korespondencji?
Skany są robione na bieżąco każdego dnia. Kiedy list dotrze do Wirtualnego biura, od razu zostaniesz o tym poinformowany.

Czy można wynająć salę konferencyjną?
Tak, jest taka możliwość. Należy jednak wcześniej umówić się z właścicielem sali na dany termin oraz czas wynajmu. Poza salą konferencyjną można również wynająć dodatkowe usługi na przykład dostęp do biurowego sprzętu czy obsługę gości. Wynajem sali konferencyjnej może wiązać się z dodatkowymi kosztami.

Co się stanie, gdy nie zapłacę?
Jeżeli nie pokryjesz kosztów naszych usług, przestaniemy je świadczyć dla twojej firmy. Korespondencja nie będzie odbierana, natomiast po upływie 10 dni od wyznaczonego terminu płatności, rozwiążemy umowę. Nie będziesz wtedy mógł już korzystać z adresu Wirtualnego biura. Twoja korespondencja zostanie zwrócona do nadawcy, natomiast firma będzie zgłoszona do rejestru przedsiębiorców i dłużników w Danii.

Wysyłanie poczty
Poczta może być przesyłana przez nas w dowolne miejsce. Odbiorca odpowiada za to, aby odpowiednie dane znajdowały się na jego skrzynce docelowej. Wysyłamy bezpłatnie do 30 listów miesięcznie (później 5 DKK za list). Nie można osobiście odbierać korespondencji.

Jaka dokumentacja wysyłana jest w formie fizycznej?
Korespondencję przesyłamy w formie listów lub małych paczek. Nie akceptujemy przesyłek paletowych, tylko takie, które zmieszczą się do standardowej skrzynki pocztowej. Warto pamiętać, że do Wirtualnych biur Post Nord nie dostarcza dokumentacji o wysokiej wartości np. smartphonów i tabletów. Wysyłamy bezpłatnie do 30 listów miesięcznie (później 5 DKK za list).

Adres wysyłki
Adres, na który mamy wysłać twoją korespondencję wybierasz ty. Możesz zmienić go, jeśli się przeprowadzisz. Korespondencję w formie fizycznej dostarczamy pod koniec każdego miesiąca, natomiast skany od razu po jej otrzymaniu - elektronicznie. Wysyłamy bezpłatnie do 30 listów miesięcznie (później 5 DKK za list). Nie można osobiście odbierać korespondencji.