Jak przesłać faktury do zaksięgowania w Danii

Istnieje kilka sposobów na przesłanie faktur do zaksięgowania. Najprostszym z nich jest skanowanie faktur i przesyłanie ich bezpośrednio do systemu księgowego za pomocą aplikacji lub wysyłając je bezpośrednio do systemu księgowego, jednak warto poznać także inne możliwości.

KORZYSTAJ Z APLIKACJI, ABY PRZESYŁAĆ FAKTURY BEZPOŚREDNIO DO SYSTEMU KSIĘGOWEGO
Najbardziej poręcznym sposobem jest pobranie aplikacji, w której możesz zrobić zdjęcie swoich faktur telefonem, a następnie przesłać je bezpośrednio do systemu księgowego. Takie aplikacje oferują np. e-conomic, Dinero czy Billy's Billing.

Zapisuj zeskanowane faktury w Dropbox
Jeśli nie chcesz korzystać z aplikacji, możesz również zapisać swoje faktury bezpośrednio w folderze Dropbox, który następnie zostanie udostępniony Twojemu księgowemu.

Wyślij faktury bezpośrednio do systemu księgowego
Jeśli wolisz przesyłać faktury pocztą do systemu księgowego, można to zrobić za pośrednictwem e-conomic, korzystając ze specjalnego dedykowanego adresu e-mail.

Wyślij swoje faktury pocztą elektroniczną lub tradycyjną lub dostarcz faktury w wersji papierowej
Jeśli nie odpowiada Ci żadna z powyższych opcji, możesz także posługiwać się bardziej tradycyjnymi metodami, takimi jak wysyła faktur pocztą elektroniczną, tradycyjną bądź dostarczenie faktur do księgowego osobiście.

JAK CZĘSTO TRZEBA PRZESYŁAĆ FAKTURY DO ZAKSIĘGOWANIA?
Zwykle praktykuje się przesyłanie faktur do zaksięgowania co miesiąc. Niektórzy przesyłają swoje faktury co trzy miesiące, ale dotyczy to zwykle małych firm.

JAKIE FAKTURY I DOKUMENTY NALEŻY PRZESŁAĆ DO KSIĘGOWANIA?
To, jakie faktury i dokumenty musisz przesłać do zaksięgowania, zależy od rodzaju Twojej działalności. Ale generalnie każdy powinien wysłać:
- Faktury sprzedaży
- Faktury dostawców
- Rachunki za mniejsze zakupy
- Wyciąg bankowy
- Klienci, którzy otrzymują od swoich klientów płatności gotówkowe, muszą również wykonać i wysłać raport kasowy.

FAKTURY SPRZEDAŻY
Jeśli na przykład wystawiałeś faktury sprzedaży za pomocą systemu księgowego e-conomic, Dinero czy Billy's Billing, wtedy nie musisz przesyłać swojemu księgowemu faktur sprzedaży, ponieważ ma do nich już dostęp. Jeśli z drugiej strony nie fakturujesz sprzedaży w systemie księgowym, to należy również przesłać faktury sprzedaży w formacie PDF. Jeśli faktury sprzedaży są wystawione w Wordzie lub Excelu, muszą być najpierw zapisane jako pliki PDF, abyśmy można było je ręcznie zaksięgować w systemie księgowym.

FAKTURY DOSTAWCY
Musisz przesłać wszystkie faktury od dostawców. Z reguły zawsze musisz mieć wystawioną fakturę i musi być ona wystawiona na Twoją firmę, a nie na Twoje nazwisko.

RACHUNKI ZA MNIEJSZE ZAKUPY
Musisz również przesłać wszystkie rachunki za mniejsze zakupy, których dokonałeś w sklepach, na stacjach benzynowych itp. i nie otrzymałeś faktury od dostawcy. Z reguły zawsze trzeba otrzymać fakturę na wszystkie koszty, ale SKAT zazwyczaj przyjmuje paragony, o ile kwoty są stosunkowo niewielkie. Z naszego doświadczenia wynika, że limit około 700 DKK jest zazwyczaj akceptowany przez SKAT. Prawo stanowi, że musisz posiadać faktury na wszystkie koszty wystawione na firmę. Jeśli jednak próbowałeś poprosić kasjera w supermarkecie o wystawienie faktury, wiesz też, że w prawdziwym świecie nie jest to możliwe za każdym razem. Przynajmniej dokonaj płatności za zakup firmową kartą kredytową, abyś mógł zobaczyć płatność na wyciągu bankowym.

WYCIĄG BANKOWY
Potrzebne jest także przedstawienie wyciągu bankowego, który pokazuje wszystkie transakcje na Twoim koncie bankowym, czyli wszystkie depozyty i płatności.

KLIENCI PŁACĄCY GOTÓWKĄ
Do klientów dokonujących transakcji gotówkowych zalicza się tych, którzy prowadzą restauracje lub sklepy, w których ich klienci płacą gotówką. Różnica między firmami otrzymującymi gotówkę, a tymi, które jej nie otrzymują polega na tym, że po otrzymaniu gotówki od klientów musisz sporządzać dzienny raport gotówkowy. W związku z tym powinieneś również dostarczyć raport kasowy.

RAPORT KASOWY
Raport kasowy pokazuje, ile pieniędzy miałeś rano w kasie w godzinach otwarcia i ile pieniędzy pozostało w kasie w godzinach zamknięcia. Pokazuje, ile pieniędzy w ciągu dnia wpłynęło i wyszło z kasy. Mimo że zgodnie z prawem musisz sporządzać codzienny raport kasowy, w zależności od rodzaju prowadzonej działalności możesz wybrać nieco dłuższy przedział czasowy. Większość firm sporządza swoje raporty kasowe codziennie, zwłaszcza właściciele sklepów. Jeśli pewnego dnia przejdziesz kontrolę podatkową i jeśli SKAT podejrzewa że „zapomniałeś” zgłosić sprzedaż, mogą odmówić przyjęcia całej księgowości jeśli nie przygotowałeś raportu kasowego, a zamiast tego oszacowałeś sprzedaż. Konsekwencje nieprzygotowania raportu kasowego mogą być dość poważne zwłaszcza jeśli SKAT oszacuje, że Twoja sprzedaż była znacznie wyższa niż w rzeczywistości. Bez raportu kasowego sprzeciw wobec takiej decyzji może być bardzo trudny.