Représentation fiscale au Danemark

Au Danemark, un représentant fiscal est chargé de superviser les questions liées à la TVA et de partager la responsabilité des obligations fiscales danoises. La nécessité d'un représentant fiscal varie en fonction de l'emplacement de l'entreprise. Dans certains pays européens, les entreprises non membres de l'UE doivent nommer un représentant fiscal pour l'enregistrement à la TVA. Si votre entreprise exerce des activités en dehors de l'UE et propose des services ou vend des produits au Danemark, la nomination d'un représentant fiscal est obligatoire.

Quelles sont les exigences pour l'enregistrement à la TVA au Danemark ?

Au Danemark, les entreprises ont la possibilité de s'enregistrer à la TVA si leur revenu annuel est inférieur à 50 000 DKK, mais cela n'est pas obligatoire. Celles qui envisagent d'atteindre ce seuil de revenus doivent compléter leur enregistrement à la TVA au moins 8 jours avant de commencer leurs opérations. Si le revenu d'une entreprise dépasse les 50 000 DKK et qu'elle ne s'est pas enregistrée à la TVA, elle doit le faire rapidement.

L'enregistrement à la TVA est obligatoire pour les entreprises impliquées dans la vente de biens ou de services au Danemark, l'importation de biens vers d'autres pays de l'UE via le Danemark, et pour la réception de services sous le mécanisme d'autoliquidation de la part d'entités non enregistrées à la TVA. En outre, les entreprises étrangères entrant en contact direct avec des consommateurs (B2C) qui dépassent le seuil de ventes de l'UE et n'utilisent pas le système de guichet unique (OSS) pour la TVA doivent également s'enregistrer à la TVA au Danemark. De plus, l'organisation d'événements en direct et la fourniture de services imposables exigent un enregistrement à la TVA conformément aux règles de normalisation de l'UE.

Le Danemark a un taux standard de TVA et un taux zéro, mais contrairement à de nombreux autres pays de l'UE, il n'applique pas de taux réduits de TVA entre ces deux. Cela distingue le Danemark au sein de l'UE. Le taux standard de TVA au Danemark est établi à 25%, appliqué à tous les biens et services non éligibles au taux zéro. Bien que le Danemark applique un cadre de TVA simple sans taux réduits, il offre un taux de TVA de 0% sur certains biens et services qui sont fortement taxés dans d'autres États de l'UE. Ce taux zéro s'applique à plusieurs secteurs, notamment :

- l'assurance,

- les services médicaux,

- les services financiers,

- les services culturels et artistiques,

- l'enseignement primaire et supérieur,

- la vente de biens immobiliers spécifiques,

- le coaching professionnel.

Les entrepreneurs étrangers peuvent compléter le processus d'enregistrement à la TVA au Danemark en remplissant le formulaire requis sur virk.dk. Après un enregistrement réussi, le demandeur recevra un DK-nummer, ou numéro de TVA danois, envoyé à l'adresse fournie. Les entreprises opérant en dehors du Danemark et offrant des biens ou services imposables doivent vérifier si elles doivent également s'enregistrer pour la TVA des non-résidents selon la directive TVA de l'UE, qui oblige les entreprises étrangères à déclarer toutes les activités imposables et à gérer les obligations fiscales en matière de TVA respectives. Respecter l'exigence d'enregistrement à la TVA est crucial à cet égard.

Selon l'article 47 de la loi danoise sur la TVA, deux personnes ou plus peuvent demander un enregistrement groupé à la TVA, ce qui nécessite l'approbation de l'Administration fiscale. Cet enregistrement groupé permet aux entités d'être considérées comme une seule organisation enregistrée à la TVA, bien que des conditions spécifiques puissent s'appliquer.

Si une entreprise fonctionne avec plusieurs divisions et maintient des comptes distincts pour chacune, elle peut demander un enregistrement individuel à la TVA pour chaque division, sous réserve de l'approbation de l'Administration fiscale. L'enregistrement divisionnaire sera refusé s'il entraîne des responsabilités fiscales liées à la TVA significatives dues à des transferts entre divisions ou s'il entraîne une réduction des dépenses totales de TVA en raison d'ajustements dans le calcul des déductions de TVA d'entrée partielles. Que les divisions soient enregistrées comme distinctes ou comme une seule entité, l'entreprise est responsable des obligations fiscales en matière de TVA de toutes les divisions.

Informations de base sur la représentation fiscale

Les services de représentation fiscale permettent à une entreprise de représenter une autre intéressée par l'importation de ses produits dans l'Union européenne. Le rôle d'un représentant fiscal danois comprend la gestion des déclarations de TVA et l'assurance que les paiements de TVA appropriés sont effectués auprès des autorités fiscales. Ils gèrent également la soumission des déclarations Intrastat nécessaires en conformité avec les réglementations européennes. En engageant un représentant fiscal au Danemark, les entreprises peuvent se concentrer sur l'établissement d'une présence solide sur le marché de l'UE.

La représentation fiscale limitée concerne spécifiquement les entreprises en dehors de l'Union européenne, se concentrant uniquement sur l'importation de biens et les bénéfices qui en résultent. Cette représentation est avantageuse dans divers secteurs d'activité, y compris le transport maritime et aérien. De nombreuses entreprises impliquées dans l'importation de biens dans l'UE trouvent que les services de représentation fiscale limitée sont particulièrement utiles. Ce type de représentation nécessite une seule licence, ce qui simplifie le processus d'intégration pour les nouveaux clients. Il permet aux représentants fiscaux danois d'importer des biens dans l'UE sans paiement immédiat de la TVA à l'importation, ce qui améliore considérablement la liquidité.

Pour les entreprises qui importent des biens au Danemark, obtenir une représentation fiscale générale est crucial, surtout lorsque la représentation limitée ne suffit pas. Cette nécessité se présente souvent dans des situations spécifiques telles que :

- Transactions avec d'autres États membres de l'UE.

- Importations en provenance de l'extérieur de l'Union européenne.

Pour faciliter ces importations, les autorités fiscales danoises délivrent un permis de l'Article 23, permettant aux entreprises d'utiliser le mécanisme d'autoliquidation de la TVA. Cela signifie que la TVA n'a pas besoin d'être payée au moment de l'importation et peut être réglée dans la déclaration de TVA. Ce permis est exclusivement disponible pour les entreprises non danoises qui ont désigné un représentant fiscal général.

Au Danemark, un représentant fiscal général est une entité danoise chargée de superviser toutes les questions liées à la TVA pour une entreprise étrangère opérant dans le pays. En général, des courtiers en douane, des fournisseurs logistiques et des comptables assument ce rôle. Ils sont responsables de la gestion de la logistique et de l'assurance de la conformité avec les lois danoise sur la TVA. De plus, ils doivent fournir une garantie aux autorités fiscales danoises, généralement reflétant la responsabilité fiscale estimée de l'entité étrangère chaque trimestre.

Les obligations du représentant vont au-delà de cette garantie. Les autorités fiscales peuvent auditer les paiements de TVA des cinq dernières années, ce qui peut entraîner des responsabilités pouvant atteindre cinq fois le montant de la garantie. Pour atténuer ce risque, il est courant que les représentants fiscaux généraux demandent une garantie correspondante de la part de leurs clients étrangers.

La Fonction d'un Représentant Fiscal pour les Entreprises Européennes et Étrangères au Danemark

Bien que les entreprises européennes ne soient pas tenues de désigner un représentant fiscal au Danemark, elles peuvent choisir de nommer un agent pour gérer les interactions fiscales avec les autorités locales, simplifiant ainsi la communication. Dans ces cas, une garantie bancaire n'est pas nécessaire. Néanmoins, l'entreprise conserve l'entière responsabilité des paiements de TVA.

En revanche, les entreprises non-européennes sont tenues de faire appel à un représentant fiscal danois pour exercer des activités au Danemark, car elles ne peuvent pas s'enregistrer directement pour la TVA dans le pays. Ce représentant, généralement une entreprise locale, agit au nom de l'entité étrangère lors des interactions avec les autorités fiscales locales et veille au respect des obligations en matière de TVA, y compris celles qui peuvent être nouvelles pour le client. Utiliser un représentant fiscal pour la TVA au Danemark non seulement répond aux exigences légales, mais constitue également une solution simple et économique par rapport à l'établissement d'une succursale ou d'une filiale physique.

En utilisant un représentant fiscal danois pour la TVA, les entreprises étrangères peuvent pénétrer le marché danois sans le fardeau financier et les complications liés à la création d'une structure d'entreprise et à la gestion de processus comptables autonomes. Notamment, une entreprise non-danoise nommant un représentant fiscal pour la TVA au Danemark peut éviter l'obligation de payer l'impôt sur les sociétés. Un représentant fiscal au Danemark peut demander une garantie financière, telle qu'un dépôt ou une garantie bancaire, avant d'accepter le rôle de représentation de vos intérêts.

Quelles entreprises ont besoin d'un représentant fiscal au Danemark ?

Les entreprises engagées dans des activités taxable au Danemark doivent s'enregistrer en tant que redevables de la TVA et gérer la déclaration et la comptabilité de la TVA. Les entreprises de l'Union européenne peuvent gérer ces processus elles-mêmes ou opter pour un agent fiscal. En revanche, les entreprises en dehors de l'UE sont tenues d'engager un agent fiscal pour respecter leurs obligations administratives.

- Les entreprises non-UE ont l'obligation de nommer un représentant fiscal au Danemark, ce qui signifie que le représentant partage la responsabilité avec l'entreprise étrangère. Par conséquent, les clients pourraient avoir besoin de fournir une garantie bancaire ou un dépôt pour sécuriser le rôle du représentant danois.

- Les entreprises de l'Union européenne, ainsi que celles de la Norvège, du Groenland, d'Islande et des îles Féroé, peuvent s'enregistrer directement auprès des autorités locales de la TVA compétentes. Elles ne sont pas tenues d'avoir un représentant fiscal danois, bien que les entreprises en dehors de ces zones puissent préférer confier cette tâche souvent complexe et chronophage à un agent local. De plus, les entreprises basées dans l'UE bénéficient de coûts réduits pour ces services, car elles ne font pas face à une responsabilité partagée. Notre entreprise peut offrir une adresse locale, gérer toutes les procédures officielles en danois et faciliter les communications avec les autorités locales.

- Avant de se livrer à des activités imposables au Danemark, toutes les entreprises devraient évaluer soigneusement leurs obligations de conformité et s'enregistrer en conséquence.

Services Offerts par le Représentant Fiscal

L'une des principales fonctions d'un représentant fiscal au Danemark est de garantir le respect des réglementations locales concernant la facturation, la gestion de la TVA, la comptabilité, ainsi que le reporting et le paiement de la TVA.

En plus de ces tâches fondamentales, un représentant fiscal danois peut offrir divers services complémentaires, notamment :

Conseils en matière de conformité TVA : fournir des conseils sur les réglementations locales concernant la TVA et aider l'entreprise à comprendre ses obligations et ses droits en matière de TVA.

2. Assistance à l'enregistrement TVA : simplifier le processus d'enregistrement à la TVA en gérant les documents nécessaires et en faisant le lien avec les autorités fiscales.

3. Révision et optimisation : effectuer des évaluations régulières des procédures de TVA de l'entreprise pour garantir leur efficacité et leur conformité, et recommander des améliorations pour une meilleure récupération de la TVA.

4. Gestion des audits TVA : représenter l'entreprise lors des audits TVA, ce qui inclut l'organisation de la documentation et la réponse aux demandes des autorités fiscales.

5. Conseils en matière de TVA transfrontalière : conseiller sur les considérations de TVA pour les transactions internationales, telles que les livraisons intracommunautaires et les exportations, afin de garantir la conformité avec les réglementations de TVA transfrontalières.

6. Formation et support : fournir des sessions de formation pour le personnel de l'entreprise sur des sujets liés à la TVA afin de s'assurer que les pratiques internes sont conformes aux normes réglementaires.

7. Résolution de litiges : aider à résoudre tout litige ou problème lié à la TVA qui pourrait survenir avec les autorités fiscales locales.

Deleguer les responsabilités de la TVA à un représentant fiscal au Danemark

Les lois sur la TVA, tant au sein de l'UE qu'au Danemark, sont complexes et sujettes à des modifications fréquentes. Bien que les obligations de déclaration soient régulières, leur fréquence peut varier. Les erreurs dans l'estimation des transactions financières, ainsi que les pénalités pour non-conformité ou retards, peuvent rapidement entraîner de graves problèmes financiers. Confier les responsabilités de la TVA à un représentant fiscal danois est crucial pour protéger votre entreprise, alléger la charge administrative de votre société et naviguer efficacement dans les risques fiscaux au Danemark. Minimisez les risques et le stress inutiles en laissant des experts ayant les connaissances et l'expérience nécessaires s'occuper de ces responsabilités.

Désignation d'un Représentant Fiscale

Une entreprise étrangère engagée dans des activités soumises à la TVA au Danemark peut avoir besoin de désigner un représentant fiscal au Danemark. Ce représentant, situé au Danemark, gérera les responsabilités de l'entreprise en matière de TVA auprès des autorités fiscales danoises. Ses responsabilités incluent la gestion des paiements de TVA, la soumission des déclarations de TVA, la réalisation d'audits fiscaux et la demande de remboursements de TVA.

Les partenaires européens, tels que les fournisseurs, les clients et les plateformes commerciales, refusent souvent de travailler avec des entreprises non européennes manquant de représentation fiscale au Danemark, considérant cela comme trop risqué pour leurs opérations. De plus, l'absence d'un représentant fiscal danois pour la TVA augmente la probabilité d'encourir des pénalités substantielles de la part des autorités fiscales danoises et entrave les entreprises dans l'obtention de remboursements de TVA.

Différences entre représentation fiscale et établissement stable au Danemark

Au Danemark, il est essentiel de distinguer clairement la représentation fiscale de la notion d’établissement stable, car les conséquences fiscales, juridiques et administratives sont très différentes. Une entreprise étrangère peut être tenue de désigner un représentant fiscal pour la TVA sans pour autant être considérée comme ayant un établissement stable, et inversement.

Qu’est-ce qu’un représentant fiscal au Danemark ?

La représentation fiscale concerne principalement la TVA danoise (moms). Une entreprise non établie au Danemark, et dans certains cas hors UE, peut être obligée de désigner un représentant fiscal local pour :

• gérer l’enregistrement à la TVA auprès de l’administration fiscale danoise (Skattestyrelsen / SKAT)
• déposer les déclarations de TVA périodiques et les listings récapitulatifs
• assurer la communication avec les autorités fiscales
• veiller au respect des règles de facturation et d’archivage

Le représentant fiscal agit comme mandataire de l’entreprise étrangère pour la TVA. Dans certains cas, il peut être solidairement responsable du paiement de la TVA due au Danemark, ce qui explique les exigences strictes en matière de conformité et de sélection du représentant.

Qu’est-ce qu’un établissement stable au Danemark ?

L’établissement stable (permanent establishment) est une notion plus large, qui dépasse la seule TVA. Il s’agit d’une présence économique suffisamment fixe et durable au Danemark pour que le pays puisse imposer les bénéfices de l’entreprise au titre de l’impôt sur les sociétés danois.

En pratique, un établissement stable existe généralement lorsque l’entreprise dispose au Danemark de :

• locaux, bureaux, entrepôt ou autre installation fixe d’affaires
• personnel ou agents ayant le pouvoir habituel de conclure des contrats au nom de l’entreprise
• ressources humaines et matérielles permettant d’exercer de manière autonome une activité économique locale

La qualification d’établissement stable se fait au regard du droit fiscal danois et, le cas échéant, des conventions fiscales internationales signées par le Danemark pour éviter la double imposition. Elle entraîne en principe :

• une obligation de déclaration et de paiement de l’impôt sur les sociétés danois sur les bénéfices attribuables à l’établissement stable
• des obligations comptables et déclaratives plus étendues que pour une simple immatriculation TVA

Différences clés entre représentation fiscale et établissement stable

La représentation fiscale et l’établissement stable répondent à des logiques différentes :

• Objet principal :
  • Représentation fiscale : conformité à la TVA danoise et aux obligations connexes (déclarations, paiements, facturation).
  • Établissement stable : imposition des bénéfices de l’entreprise au Danemark (impôt sur les sociétés), en plus des obligations TVA le cas échéant.
• Présence physique :
  • Représentation fiscale : ne suppose pas nécessairement de locaux ni de personnel au Danemark. L’entreprise peut être entièrement située à l’étranger.
  • Établissement stable : implique en général une présence matérielle ou humaine significative et durable sur le territoire danois.
• Responsabilité :
  • Représentant fiscal : peut être conjointement responsable de la TVA, des intérêts et pénalités liés à la TVA.
  • Établissement stable : la responsabilité fiscale incombe à l’entreprise elle‑même, en tant que contribuable soumis à l’impôt sur les sociétés au Danemark.
• Portée des obligations :
  • Représentation fiscale : obligations centrées sur la TVA (déclarations mensuelles, trimestrielles ou semestrielles selon le chiffre d’affaires, paiements dans les délais fixés par la loi danoise, conservation des pièces justificatives).
  • Établissement stable : obligations élargies (déclarations de résultats, calcul et paiement de l’impôt sur les sociétés, éventuelles retenues à la source, obligations sociales si du personnel est employé).
• Création d’un droit d’imposer :
  • Représentation fiscale : ne crée pas en soi un droit pour le Danemark d’imposer les bénéfices mondiaux de l’entreprise, uniquement la TVA sur les opérations imposables au Danemark.
  • Établissement stable : permet au Danemark d’imposer les bénéfices attribuables à l’activité exercée via cet établissement.

Une entreprise peut‑elle avoir un représentant fiscal sans établissement stable ?

Oui. De nombreuses entreprises étrangères, notamment dans le commerce électronique, la fourniture de services numériques ou la vente à distance de biens, sont tenues de s’immatriculer à la TVA au Danemark (par exemple lorsqu’elles dépassent certains seuils de chiffre d’affaires ou réalisent des livraisons imposables à des clients danois), sans pour autant disposer de locaux ou de personnel sur place.

Dans ces situations, la désignation d’un représentant fiscal danois permet :

• de respecter les obligations TVA locales
• d’éviter la création involontaire d’une structure plus lourde
• de limiter les risques de redressements, intérêts et amendes en cas de contrôle

Cela n’entraîne pas automatiquement la reconnaissance d’un établissement stable au regard de l’impôt sur les sociétés, tant que l’entreprise ne dispose pas d’une présence fixe d’affaires au Danemark.

Un établissement stable implique‑t‑il toujours la TVA et la représentation fiscale ?

La présence d’un établissement stable au Danemark conduit en pratique presque toujours à des obligations TVA locales, car l’activité réalisée sur place est généralement soumise à la TVA danoise au taux standard de 25 %, sauf exonérations spécifiques prévues par la loi (par exemple certains services financiers, d’assurance ou de santé).

Cependant, une entreprise qui dispose déjà d’un établissement stable au Danemark n’a en principe pas besoin de représentant fiscal pour la TVA, puisqu’elle est elle‑même considérée comme établie localement et peut gérer directement ses obligations fiscales et déclaratives.

Pourquoi cette distinction est‑elle importante pour votre stratégie au Danemark ?

Comprendre la différence entre représentation fiscale et établissement stable permet de :

• choisir la forme de présence la plus adaptée à votre activité au Danemark
• anticiper correctement les coûts fiscaux (TVA, impôt sur les sociétés, pénalités potentielles)
• éviter de créer, par erreur, un établissement stable imposable alors qu’une simple immatriculation TVA avec représentant fiscal aurait suffi
• sécuriser vos relations avec l’administration fiscale danoise et vos partenaires locaux

Une analyse précise de votre modèle d’affaires (type d’opérations, flux de marchandises, contrats, présence de personnel ou non, utilisation d’entrepôts au Danemark, etc.) est indispensable pour déterminer si vous avez uniquement besoin d’une représentation fiscale TVA ou si votre activité conduit à la création d’un établissement stable au Danemark.

Obligations légales et responsabilités conjointes du représentant fiscal et de l’entreprise

Au Danemark, la représentation fiscale est strictement encadrée par la législation danoise sur la TVA (moms). Lorsque l’entreprise est tenue de désigner un représentant fiscal, ce dernier devient, avec l’entreprise, solidairement responsable du respect de l’ensemble des obligations en matière de TVA danoise. Il ne s’agit donc pas d’un simple service administratif, mais d’un mandat comportant des responsabilités juridiques importantes pour les deux parties.

Responsabilités principales de l’entreprise

Même en présence d’un représentant fiscal, l’entreprise reste le premier redevable de la TVA et doit :

• fournir au représentant fiscal des informations complètes, exactes et à jour sur ses opérations au Danemark (ventes, achats, importations, stocks, notes de crédit, etc.)
• respecter les règles de facturation danoise (mention du numéro de TVA danois, taux de TVA applicables, libellés conformes, conservation des factures)
• informer sans délai le représentant fiscal de tout changement impactant l’enregistrement à la TVA : changement d’adresse, de forme juridique, d’activité, de structure de propriété, cessation ou suspension d’activité
• mettre à disposition les pièces justificatives nécessaires en cas de contrôle de l’administration fiscale danoise (SKAT), y compris contrats, bons de livraison, documents de transport, preuves d’exportation ou de livraisons intracommunautaires
• valider et approuver les déclarations préparées par le représentant fiscal, lorsque cela est prévu contractuellement, avant dépôt auprès de SKAT
• assurer la disponibilité des fonds nécessaires au paiement de la TVA, des intérêts et, le cas échéant, des amendes

L’entreprise reste également responsable de la réalité économique des opérations déclarées (substance des livraisons de biens et de services, lieu de taxation, existence des clients, etc.). En cas de schéma abusif ou de fraude, la responsabilité de l’entreprise peut être engagée indépendamment de l’intervention du représentant fiscal.

Obligations légales du représentant fiscal

Le représentant fiscal doit être établi au Danemark et être accepté par l’administration fiscale. Ses obligations légales couvrent notamment :

• la demande d’enregistrement à la TVA au nom de l’entreprise étrangère et la mise à jour de cet enregistrement auprès de SKAT
• la détermination correcte du statut TVA des opérations (livraisons de biens, prestations de services, importations, exportations, ventes à distance, e‑commerce, etc.)
• la préparation et le dépôt ponctuel des déclarations de TVA périodiques (mensuelles, trimestrielles ou semestrielles selon le volume d’affaires) via les systèmes danois
• l’établissement et le dépôt des listings récapitulatifs intracommunautaires lorsque l’entreprise effectue des livraisons de biens ou certaines prestations de services à des clients immatriculés à la TVA dans d’autres États membres de l’UE
• la gestion des demandes de remboursement de TVA danoise et la correction des déclarations en cas d’erreur ou d’omission
• la conservation, au Danemark, des registres et de la documentation TVA dans les délais exigés par la loi danoise
• la communication avec SKAT : réponses aux demandes d’informations, gestion des contrôles, réception des notifications et décisions administratives

Le représentant fiscal doit exercer une vigilance raisonnable sur les informations reçues. S’il identifie des incohérences manifestes ou des risques de non‑conformité, il a l’obligation de demander des éclaircissements à l’entreprise et, si nécessaire, de refuser de déposer des déclarations qu’il sait inexactes.

Responsabilité solidaire et risques financiers

En droit danois, le représentant fiscal et l’entreprise peuvent être tenus solidairement responsables du paiement de la TVA, des intérêts de retard et, dans certains cas, des amendes administratives liées à la TVA. Concrètement, cela signifie que SKAT peut réclamer l’intégralité des montants dus soit à l’entreprise, soit au représentant fiscal, soit aux deux.

Cette responsabilité conjointe porte notamment sur :

• la TVA non déclarée ou insuffisamment déclarée sur les ventes imposables au Danemark
• la TVA indûment déduite sur les achats ou importations lorsque les conditions de déduction ne sont pas remplies
• les intérêts de retard calculés à partir de la date d’exigibilité de la TVA impayée
• les amendes pour dépôt tardif ou absence de dépôt des déclarations de TVA

En cas de manquements graves (fraude, fausses factures, dissimulation d’opérations), la responsabilité pénale de l’entreprise et, dans certains cas, des personnes physiques impliquées peut également être engagée, indépendamment de la responsabilité du représentant fiscal.

Répartition contractuelle des tâches et limites de responsabilité

Sur le plan pratique, l’entreprise et le représentant fiscal définissent dans un contrat de mandat la répartition détaillée des tâches et des responsabilités opérationnelles. Ce contrat précise généralement :

• les types d’opérations couvertes par le mandat (ventes B2B, B2C, e‑commerce, importations, entrepôts au Danemark, etc.)
• les obligations de l’entreprise en matière de transmission des données (format, délais, validation interne)
• le calendrier de préparation et de dépôt des déclarations de TVA et des listings
• les procédures internes en cas de correction de déclarations, de contrôle fiscal ou de litige avec SKAT
• les modalités de limitation ou de partage des risques financiers entre l’entreprise et le représentant fiscal, dans la mesure autorisée par le droit danois

Il est important de souligner que toute limitation contractuelle de responsabilité entre l’entreprise et le représentant fiscal n’est pas opposable à SKAT. L’administration danoise peut toujours se retourner contre l’une ou l’autre des parties pour le recouvrement de la TVA et des pénalités, indépendamment des accords privés.

Devoir de coopération et de transparence

La réussite de la représentation fiscale au Danemark repose sur une coopération étroite entre l’entreprise et son représentant. Les deux parties ont un devoir permanent de transparence et de communication :

• l’entreprise doit transmettre les informations dans les délais permettant au représentant de respecter les échéances légales de dépôt et de paiement
• le représentant doit informer l’entreprise des changements de réglementation danoise en matière de TVA susceptibles d’impacter son activité (modification de taux, nouvelles obligations déclaratives, seuils spécifiques, etc.)
• en cas de contrôle fiscal, les deux parties doivent coordonner leurs réponses et s’assurer que les explications fournies à SKAT sont cohérentes et documentées

Une communication insuffisante ou tardive augmente significativement le risque de redressements, d’intérêts et de sanctions, que l’administration peut imputer à la fois à l’entreprise et au représentant fiscal.

En résumé, la représentation fiscale au Danemark implique un partage clair mais exigeant des obligations légales entre l’entreprise et son représentant. L’entreprise reste responsable de la réalité et de la sincérité de ses opérations, tandis que le représentant fiscal garantit la conformité formelle et procédurale vis‑à‑vis de SKAT. Leur responsabilité conjointe en matière de TVA rend indispensable une sélection rigoureuse du représentant et une organisation interne solide du côté de l’entreprise.

Procédure pratique d’enregistrement à la TVA avec représentant fiscal (étapes et délais)

La procédure d’enregistrement à la TVA au Danemark avec un représentant fiscal suit une séquence d’étapes bien définies. Une préparation rigoureuse des documents et une bonne coordination avec le représentant permettent de réduire les délais de traitement auprès de l’administration fiscale danoise (SKAT).

1. Analyse préalable et vérification de l’obligation de TVA

Avant toute démarche, le représentant fiscal vérifie si votre entreprise doit obligatoirement s’enregistrer à la TVA au Danemark. Cette analyse tient compte notamment :

• du type d’activités (ventes de biens, prestations de services, e‑commerce, ventes à distance, installation ou montage, etc.)
• du lieu de consommation des biens ou services
• du statut de vos clients (B2B ou B2C, clients danois ou étrangers)
• de l’existence éventuelle d’un établissement stable au Danemark

Pour les entreprises établies hors UE, la désignation d’un représentant fiscal est en principe obligatoire dès qu’une obligation d’enregistrement à la TVA danoise existe.

2. Collecte des documents et informations nécessaires

Une fois la nécessité de l’enregistrement confirmée, le représentant fiscal rassemble les pièces requises. Selon la forme juridique et le pays d’établissement, il peut être demandé notamment :

• un extrait récent du registre du commerce ou certificat d’immatriculation de l’entreprise
• les statuts ou l’acte constitutif de la société
• le numéro de TVA ou d’identification fiscale dans le pays d’origine
• une copie d’une pièce d’identité du ou des dirigeants autorisés à engager la société
• les coordonnées complètes de l’entreprise (adresse, e‑mail, téléphone)
• une description détaillée des activités prévues au Danemark
• une estimation du chiffre d’affaires annuel au Danemark

Le représentant peut également demander des documents supplémentaires (pouvoir de représentation, organigramme, contrats commerciaux) afin de justifier la nature des opérations auprès de SKAT.

3. Signature du mandat et désignation officielle du représentant fiscal

Avant de déposer la demande d’enregistrement, un mandat écrit est signé entre l’entreprise étrangère et le représentant fiscal. Ce mandat précise :

• l’étendue de la mission (enregistrement, déclarations périodiques, paiements, contrôles, etc.)
• les responsabilités respectives de l’entreprise et du représentant
• les modalités de communication et de transmission des données de TVA

Dans le cas d’une entreprise établie hors UE, SKAT exige que le représentant fiscal soit solidairement responsable de la TVA due au Danemark. Le mandat doit donc être suffisamment précis pour encadrer cette responsabilité conjointe.

4. Dépôt de la demande d’enregistrement à la TVA auprès de SKAT

Le représentant fiscal effectue ensuite la demande d’enregistrement à la TVA via les formulaires et canaux prévus par SKAT. La procédure est en grande partie dématérialisée et se fait en danois. La demande inclut notamment :

• les données d’identification de l’entreprise étrangère
• le choix du régime de TVA (périodicité des déclarations en fonction du chiffre d’affaires attendu)
• la date de début d’activité taxable au Danemark
• les coordonnées du représentant fiscal au Danemark

Le représentant peut également demander un enregistrement rétroactif si l’entreprise a déjà réalisé des opérations taxables au Danemark sans numéro de TVA. Dans ce cas, il faut s’attendre à devoir régulariser la TVA due pour les périodes antérieures.

5. Délais de traitement et obtention du numéro de TVA danois

Après le dépôt du dossier complet, SKAT examine la demande et peut solliciter des informations complémentaires. En pratique, lorsque le dossier est correctement préparé, l’obtention du numéro de TVA danois intervient généralement dans un délai de quelques semaines. Les délais peuvent être plus longs en cas :

• d’activités complexes (e‑commerce transfrontalier, services numériques, chaînes logistiques impliquant plusieurs pays)
• de contrôle renforcé sur l’origine des fonds ou la structure de propriété
• de documents incomplets ou non traduits lorsque cela est requis

Le représentant fiscal suit l’avancement du dossier, répond aux demandes de SKAT et informe l’entreprise dès que le numéro de TVA est attribué.

6. Mise en place pratique après l’enregistrement

Une fois le numéro de TVA obtenu, le représentant fiscal organise la mise en conformité opérationnelle :

• paramétrage de la facturation avec la TVA danoise au taux normal de 25 % (ou application des exonérations lorsque les conditions sont remplies)
• mise en place des procédures internes de collecte des données de ventes et d’achats au Danemark
• détermination de la périodicité des déclarations de TVA (mensuelle, trimestrielle ou annuelle selon le chiffre d’affaires imposable au Danemark)
• ouverture éventuelle d’un compte bancaire dédié aux paiements de TVA au Danemark

Le représentant explique également les délais de dépôt et de paiement de la TVA, ainsi que les conséquences en cas de retard ou d’erreur, afin d’éviter pénalités et intérêts.

7. Calendrier type et points de vigilance

Dans un scénario standard, la procédure se déroule en plusieurs phases :

1. Analyse de l’obligation de TVA et choix du schéma d’implantation : quelques jours
2. Collecte des documents et signature du mandat : de quelques jours à deux semaines selon la réactivité de l’entreprise
3. Dépôt de la demande d’enregistrement à la TVA : immédiatement après réception des documents complets
4. Traitement par SKAT et attribution du numéro de TVA : généralement quelques semaines, sous réserve de contrôle supplémentaire

Pour limiter les retards, il est essentiel de fournir des informations cohérentes, à jour et, lorsque nécessaire, accompagnées de traductions acceptées par l’administration danoise. Le représentant fiscal joue un rôle clé pour sécuriser chaque étape et assurer un enregistrement à la TVA au Danemark dans les meilleurs délais possibles.

Critères danois pour déterminer l’obligation ou non de désigner un représentant fiscal

Au Danemark, l’obligation de désigner un représentant fiscal dépend principalement du lieu d’établissement de l’entreprise, de la nature des opérations réalisées et de la présence ou non d’un établissement stable sur le territoire danois. Les critères sont définis par la législation danoise sur la TVA (moms) et par les règles européennes applicables.

1. Entreprises établies dans l’UE ou hors de l’UE : une distinction clé

Le premier critère examiné par l’administration fiscale danoise (SKAT) est le pays d’établissement de l’entreprise :

• Entreprises établies dans l’UE : en règle générale, elles peuvent s’enregistrer directement à la TVA au Danemark sans représentant fiscal, même si elles n’y ont pas d’établissement stable. La désignation d’un représentant fiscal reste possible mais n’est pas imposée par la loi.
• Entreprises établies hors de l’UE (pays tiers, y compris Royaume‑Uni après le Brexit) : elles sont, en principe, tenues de désigner un représentant fiscal solidairement responsable du paiement de la TVA danoise, dès lors qu’elles doivent s’enregistrer à la TVA au Danemark.

Des exceptions peuvent exister lorsque le Danemark a conclu avec un pays tiers un accord spécifique de coopération administrative et de recouvrement en matière de TVA, permettant parfois un enregistrement direct sans représentant. En pratique, la plupart des sociétés non européennes opérant au Danemark doivent néanmoins recourir à un représentant fiscal.

2. Existence ou non d’un établissement stable au Danemark

Le second critère est la présence d’un établissement stable au Danemark (bureau, entrepôt, personnel permanent, infrastructure technique permettant de fournir des services de manière continue, etc.) :

• Entreprise avec établissement stable au Danemark : elle est généralement considérée comme établie localement pour la TVA. Dans ce cas, l’enregistrement à la TVA se fait directement au nom de la succursale ou de la filiale danoise, sans obligation de représentant fiscal, même si la société mère est hors UE.
• Entreprise sans établissement stable au Danemark : si elle réalise des opérations imposables au Danemark (ventes de biens, prestations de services, e‑commerce B2C, etc.), l’obligation de représentation fiscale dépendra alors de son pays d’établissement (UE / hors UE) et du type d’opérations.

3. Nature des opérations imposables au Danemark

L’obligation de désigner un représentant fiscal est étroitement liée au fait que l’entreprise réalise ou non des opérations soumises à la TVA danoise. Les cas typiques où une entreprise étrangère doit s’enregistrer à la TVA au Danemark sont notamment :

• Ventes de biens livrés depuis un stock situé au Danemark (entrepôt propre ou tiers logistique)
• Importations de biens au Danemark suivies de ventes locales ou intracommunautaires
• Prestations de services B2C localisées au Danemark (par exemple certains services électroniques, culturels, immobiliers)
• Ventes à distance B2C vers des consommateurs danois dépassant les seuils applicables lorsque l’OSS n’est pas utilisé

Lorsque ces opérations sont réalisées par une entreprise hors UE, l’enregistrement à la TVA danoise déclenche en pratique l’obligation de nommer un représentant fiscal, sauf cas d’accords spécifiques. Pour une entreprise établie dans l’UE, l’enregistrement peut se faire sans représentant, mais le recours à un représentant fiscal reste fortement recommandé en cas de volume d’opérations important ou de schémas logistiques complexes.

4. Interaction avec les régimes OSS et IOSS

Les régimes spéciaux de TVA de l’UE (OSS, IOSS) ont un impact direct sur la nécessité ou non d’un enregistrement local au Danemark, et donc sur l’éventuelle obligation de représentation fiscale :

• OSS (One‑Stop Shop, régime de l’Union) : une entreprise de l’UE qui déclare ses ventes B2C à des consommateurs danois via l’OSS dans son pays d’établissement n’a, en principe, pas besoin de s’enregistrer à la TVA au Danemark pour ces ventes. Dans ce cas, aucune obligation de représentant fiscal danois ne naît de ces seules opérations.
• IOSS (Import One‑Stop Shop) : pour les ventes à distance de biens importés de faible valeur (jusqu’à 150 EUR) à des consommateurs danois, l’utilisation de l’IOSS évite l’enregistrement local à la TVA au Danemark. Là encore, l’obligation de représentation fiscale danoise ne s’applique pas pour ces opérations couvertes par l’IOSS.

En revanche, si l’entreprise réalise au Danemark d’autres opérations non couvertes par l’OSS/IOSS (par exemple un stock local, des ventes B2B, des services localisés au Danemark), un enregistrement TVA danois peut devenir nécessaire, avec, pour les entreprises hors UE, l’obligation de nommer un représentant fiscal.

5. Seuils de chiffre d’affaires et enregistrement à la TVA

Le Danemark applique un seuil général d’enregistrement à la TVA pour les entreprises établies localement, fixé à 50 000 DKK de chiffre d’affaires taxable sur une période de 12 mois. Au‑delà de ce seuil, l’enregistrement à la TVA devient obligatoire.

Pour les entreprises non établies au Danemark, ce seuil ne s’applique pas de la même manière : dès qu’une entreprise étrangère réalise des opérations imposables au Danemark qui ne sont pas soumises à l’autoliquidation par le client, elle doit en principe s’enregistrer à la TVA dès la première opération. Pour une entreprise hors UE, cet enregistrement s’accompagne généralement de l’obligation de désigner un représentant fiscal.

6. Cas où le représentant fiscal n’est pas requis mais conseillé

Même lorsqu’il n’existe pas d’obligation légale stricte, la désignation d’un représentant fiscal au Danemark peut être fortement recommandée dans les situations suivantes :

• Volume important de transactions avec des clients danois
• Chaînes logistiques complexes impliquant des entrepôts danois et des flux intracommunautaires
• Combinaison de ventes B2B et B2C avec différents régimes de TVA (OSS, ventes locales, exportations)
• Risque accru de contrôles fiscaux ou d’ajustements de TVA

Dans ces cas, même une entreprise de l’UE sans obligation formelle de représentation peut choisir volontairement un représentant fiscal pour sécuriser sa conformité, optimiser la gestion de la TVA et limiter les risques de pénalités.

7. Responsabilité conjointe et appréciation par l’administration danoise

Un élément déterminant dans l’analyse danoise est la capacité de l’administration à recouvrer la TVA et à contrôler l’entreprise étrangère. Pour les entreprises hors UE, la désignation d’un représentant fiscal au Danemark permet à SKAT de disposer d’un interlocuteur local, solidairement responsable du paiement de la TVA, des intérêts et des amendes éventuelles.

Lorsqu’elle évalue l’obligation ou non de représentation fiscale, l’administration tient donc compte :

• Du pays d’établissement de l’entreprise et des accords de coopération existants
• Du type d’opérations réalisées au Danemark
• De l’existence d’un établissement stable ou d’un stock local
• De l’utilisation éventuelle des régimes OSS/IOSS

En pratique, toute entreprise non européenne prévoyant des opérations taxables au Danemark doit anticiper la nécessité de nommer un représentant fiscal et intégrer ce critère dans sa stratégie d’implantation et de distribution sur le marché danois.

Gestion des déclarations de TVA périodiques et des listings récapitulatifs par le représentant

Au Danemark, la gestion correcte des déclarations de TVA et des listings récapitulatifs est au cœur de la mission du représentant fiscal. Il agit comme interlocuteur unique avec l’administration fiscale danoise (Skattestyrelsen) et veille au respect strict des délais, des formats et des règles de facturation locales, afin d’éviter redressements, intérêts et amendes.

Périodicité et types de déclarations de TVA au Danemark

La fréquence de dépôt des déclarations de TVA dépend du chiffre d’affaires annuel réalisé au Danemark :

• Période mensuelle : chiffre d’affaires annuel supérieur à 50 millions DKK
• Période trimestrielle : chiffre d’affaires annuel compris entre 5 millions DKK et 50 millions DKK
• Période semestrielle : chiffre d’affaires annuel inférieur ou égal à 5 millions DKK

Le représentant fiscal vérifie la bonne classification de l’entreprise dans la bonne catégorie de périodicité et s’assure que tout changement de volume d’activité est signalé à l’administration afin d’ajuster la fréquence de dépôt.

La déclaration de TVA couvre notamment :

• la TVA collectée sur les ventes imposables au taux normal de 25 %
• la TVA sur les opérations éventuellement exonérées ou hors champ, avec ventilation adéquate
• la TVA déductible sur les achats et importations, y compris l’autoliquidation sur certains services intracommunautaires
• les éventuelles régularisations (avoirs, corrections d’erreurs, ajustements de prorata)

Rôle opérationnel du représentant fiscal dans la préparation des déclarations

Concrètement, le représentant fiscal prend en charge l’ensemble du processus de déclaration, depuis la collecte des données jusqu’au dépôt électronique :

• collecte des factures de vente et d’achat, rapports de caisse, données e‑commerce et exports des systèmes comptables
• contrôle de la conformité des factures au droit danois (mentions obligatoires, numéro de TVA, taux appliqué, règles B2B/B2C)
• classification correcte des opérations : livraisons locales, acquisitions intracommunautaires, exportations, ventes à distance, services électroniques, etc.
• calcul de la TVA due ou du crédit de TVA, en tenant compte des limitations de déduction (par exemple sur certaines dépenses mixtes)
• préparation et dépôt de la déclaration via le portail en ligne de Skattestyrelsen, au nom de l’entreprise
• suivi du paiement de la TVA, en veillant au respect des échéances de règlement

En cas de crédit de TVA récurrent, le représentant peut également assister l’entreprise dans la demande de remboursement et le suivi des contrôles préalables éventuels.

Délais de dépôt et de paiement

Les délais de dépôt et de paiement sont strictement encadrés. À titre indicatif :

• pour les déclarations mensuelles, la TVA doit généralement être déclarée et payée au plus tard à la fin du mois suivant la période de déclaration
• pour les déclarations trimestrielles, le dépôt et le paiement interviennent en principe à la fin du mois suivant la fin du trimestre
• pour les déclarations semestrielles, l’échéance se situe en général à la fin du mois suivant la fin du semestre concerné

Le représentant fiscal suit le calendrier officiel danois, anticipe les échéances et informe l’entreprise des montants à régler, en tenant compte des jours fériés et des éventuels ajustements de calendrier décidés par l’administration.

Listings récapitulatifs (déclarations VIES / intracommunautaires)

Les entreprises qui réalisent des livraisons intracommunautaires de biens ou certaines prestations de services B2B à des clients établis dans d’autres États membres de l’UE doivent déposer des listings récapitulatifs (souvent appelés listes VIES). Le représentant fiscal gère :

• l’identification des opérations intracommunautaires devant figurer dans les listings
• la vérification des numéros de TVA intracommunautaires des clients dans le système VIES
• la ventilation des montants par client et par pays
• le dépôt électronique des listings dans les délais requis (généralement mensuels ou trimestriels selon le volume d’opérations)

Une concordance doit exister entre les montants déclarés dans les listings récapitulatifs et ceux figurant dans les déclarations de TVA. Le représentant fiscal effectue ces rapprochements pour limiter les risques de contrôles et de demandes d’explications de la part de Skattestyrelsen ou d’autres administrations européennes.

Contrôles internes, archivage et traçabilité

Pour sécuriser la position fiscale de l’entreprise, le représentant met en place des procédures de contrôle interne adaptées :

• revue périodique des écritures comptables liées à la TVA
• vérification des taux appliqués (25 % ou exonération) et des régimes particuliers
• contrôle de cohérence entre chiffre d’affaires comptable, déclarations de TVA et listings récapitulatifs
• archivage conforme des pièces justificatives (factures, contrats, preuves de transport pour les livraisons intracommunautaires, documents d’exportation)

La législation danoise impose une conservation des documents comptables et fiscaux pendant plusieurs années. Le représentant fiscal conseille l’entreprise sur les durées de conservation, les formats acceptés (papier ou électronique) et les bonnes pratiques de traçabilité, afin de faciliter tout contrôle ultérieur.

Communication avec l’administration fiscale danoise

En cas de questions, de demandes d’informations complémentaires ou de contrôles ciblés, le représentant fiscal assure la communication directe avec Skattestyrelsen. Il répond aux demandes de précisions sur les déclarations déposées, fournit les pièces justificatives requises et, le cas échéant, prépare les déclarations rectificatives nécessaires.

Cette interface professionnelle avec l’administration permet à l’entreprise étrangère de limiter les risques de malentendus linguistiques ou techniques et de sécuriser sa conformité TVA au Danemark sur le long terme.

Gestion des contrôles fiscaux danois et communication avec SKAT au nom du client

Au Danemark, l’administration fiscale (SKAT / Skattestyrelsen) accorde une grande importance au contrôle de la TVA et à la conformité documentaire. Pour une entreprise étrangère, la présence d’un représentant fiscal expérimenté est déterminante pour gérer efficacement les contrôles, limiter les risques de redressement et assurer une communication fluide avec les autorités danoises.

Le représentant fiscal agit comme interlocuteur officiel de l’entreprise auprès de SKAT. Il reçoit les courriers, notifications électroniques et demandes de renseignements, puis les analyse, les traduit si nécessaire et prépare les réponses dans les délais imposés. Cela permet à l’entreprise de respecter les obligations locales sans devoir maîtriser la langue danoise ni les spécificités procédurales.

Lorsqu’un contrôle de TVA est déclenché, SKAT peut demander l’accès à la comptabilité, aux factures de vente et d’achat, aux contrats, aux preuves de transport, aux documents douaniers ou encore aux registres de ventes en ligne. Le représentant fiscal coordonne la collecte de ces pièces, vérifie leur conformité avec les règles danoises (par exemple en matière de mentions obligatoires sur les factures ou de justification des taux de TVA appliqués) et les transmet à l’administration dans le format attendu.

En pratique, la gestion d’un contrôle fiscal danois par le représentant fiscal comprend généralement :

• la réception et l’analyse de l’avis de contrôle ou de la demande d’informations de SKAT
• la vérification des périodes et des types d’opérations visés (ventes B2B, B2C, e‑commerce, importations, prestations de services, etc.)
• la préparation d’un calendrier de réponse pour respecter les délais fixés par SKAT
• la collecte et la structuration des données comptables et déclaratives (déclarations de TVA périodiques, listings, rapports OSS/IOSS, relevés bancaires)
• la rédaction des explications techniques justifiant le traitement TVA retenu (lieu d’imposition, taux de 25 %, exonérations, autoliquidation, opérations hors champ, etc.)
• la transmission des réponses via les canaux officiels danois (notamment la boîte digitale sécurisée) et le suivi des échanges
• la participation, le cas échéant, à des réunions ou entretiens avec SKAT au nom de l’entreprise

Si SKAT identifie des incohérences (par exemple un défaut d’enregistrement à la TVA, une application erronée du taux de 25 %, un oubli de déclaration ou une base imposable incorrecte), le représentant fiscal assiste l’entreprise dans la régularisation. Il calcule les montants de TVA supplémentaires, les intérêts et les éventuelles amendes, et propose un plan de correction (déclarations rectificatives, ajustements comptables, mise à jour des procédures internes).

La communication proactive avec SKAT est essentielle pour limiter les risques de sanctions. Le représentant fiscal peut, lorsque cela est pertinent, contacter l’administration en amont pour obtenir des clarifications, signaler une erreur détectée avant contrôle ou demander un délai supplémentaire pour rassembler les documents. Cette approche transparente est souvent prise en compte par SKAT dans l’appréciation de la bonne foi de l’entreprise.

Pour les entreprises de e‑commerce, de plateformes en ligne ou de ventes à distance, les contrôles portent fréquemment sur la correcte application des règles de lieu de taxation, l’utilisation des régimes spéciaux (OSS, IOSS) et la cohérence entre les ventes déclarées au Danemark et les données issues des plateformes de paiement ou des marketplaces. Le représentant fiscal vérifie ces éléments et s’assure que les chiffres communiqués à SKAT concordent avec les systèmes de l’entreprise.

Enfin, le représentant fiscal joue un rôle clé après la clôture du contrôle. Il analyse les conclusions de SKAT, explique à l’entreprise les conséquences financières et opérationnelles, et met en place, avec elle, des procédures de conformité renforcées : adaptation des systèmes de facturation, mise à jour des paramétrages TVA, contrôles internes périodiques. L’objectif est de réduire la probabilité de futurs redressements et de sécuriser durablement l’activité de l’entreprise sur le marché danois.

Risques, sanctions et pénalités en cas de non‑désignation ou de mauvaise gestion de la TVA

Au Danemark, le non‑respect des règles de TVA ou l’absence de représentant fiscal lorsque celui‑ci est requis peut entraîner des conséquences financières et juridiques importantes. Les autorités fiscales danoises (Skattestyrelsen) disposent de pouvoirs étendus pour rectifier, contrôler et sanctionner les entreprises, qu’elles soient établies ou non dans l’Union européenne.

Risques liés à la non‑désignation d’un représentant fiscal

Les entreprises étrangères qui ont l’obligation de désigner un représentant fiscal mais ne le font pas s’exposent à plusieurs risques cumulatifs :

• Refus ou retrait du numéro de TVA danois (CVR/SE), ce qui bloque la possibilité de facturer légalement la TVA danoise à leurs clients.
• Impossibilité de déduire ou de se faire rembourser la TVA supportée au Danemark, ce qui augmente directement le coût de l’activité.
• Redressements rétroactifs sur plusieurs années, avec recalcul de la TVA due, intérêts et majorations.
• Blocage ou suspension de remboursements de TVA tant que la situation n’est pas régularisée.

Sanctions financières pour retard ou absence de déclaration

En cas de mauvaise gestion de la TVA (déclarations manquantes, tardives ou inexactes), l’entreprise et, le cas échéant, son représentant fiscal peuvent être tenus solidairement responsables. Les principales conséquences sont :

• Intérêts de retard sur la TVA non versée dans les délais. Les intérêts sont calculés mensuellement sur le montant dû tant que la dette n’est pas réglée.
• Amendes administratives pour non‑dépôt ou dépôt tardif des déclarations de TVA périodiques et des listings récapitulatifs. Le montant augmente en fonction du nombre de périodes manquantes ou en retard.
• Majoration de la TVA due en cas de sous‑déclaration ou d’omission significative, notamment lorsque l’erreur est considérée comme grave ou répétée.

Le non‑respect répété des délais de dépôt et de paiement peut amener l’administration à resserrer les contrôles, à exiger des garanties supplémentaires ou à modifier la fréquence des déclarations (par exemple, passage à des déclarations mensuelles pour mieux suivre les flux).

Pénalités en cas de fraude ou de manquements graves

Lorsque Skattestyrelsen considère qu’il ne s’agit plus de simples erreurs mais de manquements graves ou de fraude, les sanctions peuvent être nettement plus lourdes :

• Redressements sur plusieurs périodes de TVA, avec reconstitution du chiffre d’affaires et de la TVA due à partir de données bancaires, factures, contrats ou informations obtenues auprès de tiers.
• Amendes pénales proportionnelles à la gravité du manquement, pouvant atteindre des montants significatifs en cas de fraude organisée ou de dissimulation volontaire.
• Poursuites pénales contre l’entreprise et, dans certains cas, contre les personnes responsables, notamment en cas de fausses déclarations répétées ou de non‑coopération lors des contrôles.

Dans les situations les plus graves, l’administration peut également décider de radier l’enregistrement TVA de l’entreprise, ce qui met de facto fin à la possibilité d’exercer légalement certaines activités taxables au Danemark.

Responsabilité conjointe avec le représentant fiscal

Au Danemark, le représentant fiscal est généralement responsable conjointement et solidairement avec l’entreprise étrangère du paiement de la TVA et du respect des obligations déclaratives. Concrètement, cela signifie que :

• Skattestyrelsen peut réclamer la TVA impayée, les intérêts et les amendes directement au représentant fiscal si l’entreprise ne s’en acquitte pas.
• Le représentant fiscal a tout intérêt à mettre en place des procédures de contrôle interne pour vérifier la cohérence des données fournies par le client.
• En cas de mauvaise gestion de la TVA par l’entreprise (facturation incorrecte, absence de pièces justificatives, non‑transmission des informations), le représentant peut limiter son risque en exigeant des corrections immédiates ou en mettant fin au mandat.

Conséquences opérationnelles pour l’entreprise

Au‑delà des aspects purement financiers, la non‑désignation d’un représentant fiscal ou une gestion défaillante de la TVA peut avoir un impact direct sur l’activité au Danemark :

• Risque de blocage des livraisons ou des prestations si les clients danois exigent un numéro de TVA valide et une facturation conforme.
• Perte de crédibilité vis‑à‑vis des partenaires commerciaux, des banques et des investisseurs en cas de contentieux fiscal ouvert.
• Temps et ressources internes mobilisés pour répondre aux demandes d’informations, aux contrôles et aux rectifications, au détriment du développement commercial.

Prévention des risques grâce à une représentation fiscale professionnelle

Pour limiter ces risques, il est essentiel de s’assurer que :

• l’obligation de désigner un représentant fiscal au Danemark est correctement analysée en fonction du modèle d’affaires, du pays d’établissement et du type d’opérations (ventes B2B, B2C, e‑commerce, prestations de services, entrepôts, etc.) ;
• les délais danois de dépôt et de paiement de la TVA sont respectés (mensuels, trimestriels ou semestriels selon le volume d’activité) ;
• les factures émises respectent les exigences formelles danoises (numéro de TVA, taux appliqué, base imposable, mentions obligatoires) ;
• les flux spécifiques (importations, livraisons intracommunautaires, ventes à distance, plateformes en ligne) sont correctement qualifiés pour éviter les erreurs de taux ou de lieu d’imposition.

Un représentant fiscal expérimenté au Danemark permet de réduire significativement le risque de redressement, d’amendes et de litiges avec Skattestyrelsen, en assurant une gestion conforme et anticipative de la TVA pour les entreprises étrangères.

Coûts typiques de la représentation fiscale et modèles de tarification au Danemark

Le coût d’une représentation fiscale au Danemark dépend principalement du volume d’opérations, du niveau de risque fiscal, du secteur d’activité et du degré d’automatisation des processus comptables. Il n’existe pas de barème officiel imposé par l’administration danoise, mais le marché s’est structuré autour de fourchettes de prix et de modèles de tarification relativement homogènes.

Éléments qui influencent le coût de la représentation fiscale

Plusieurs facteurs déterminent le montant des honoraires facturés par un représentant fiscal au Danemark :

• le nombre de déclarations de TVA à déposer (mensuelles, trimestrielles ou semestrielles, selon le chiffre d’affaires danois) ;
• le volume de factures émises et reçues liées au Danemark ;
• la complexité des opérations (e‑commerce, ventes B2C, ventes à distance, services électroniques, livraisons intracommunautaires, importations, entrepôts au Danemark, etc.) ;
• le niveau d’assistance souhaité (simple dépôt des déclarations ou accompagnement complet, y compris contrôles fiscaux et correspondance avec Skattestyrelsen) ;
• la qualité des données fournies (fichiers bien structurés, intégration avec un ERP, automatisation) ;
• le profil de l’entreprise (UE ou hors UE, nouveau marché ou activité déjà établie, historique de conformité).

Frais d’installation et d’enregistrement à la TVA

La plupart des représentants fiscaux facturent des frais d’installation uniques couvrant :

• l’analyse initiale du modèle d’affaires et des flux de facturation ;
• la préparation et le dépôt de la demande d’enregistrement à la TVA danoise (CVR/numéro de TVA) ;
• la mise en place des procédures internes et des formats d’échange de données ;
• la désignation officielle du représentant fiscal auprès de Skattestyrelsen.

Pour une structure simple, ces frais d’installation se situent généralement dans une fourchette d’environ 500 EUR à 1 500 EUR. Pour des modèles plus complexes (plusieurs canaux de vente, entrepôts, flux intracommunautaires multiples, intégration IT), le coût peut atteindre 2 000–3 000 EUR ou davantage.

Honoraires récurrents pour la gestion de la TVA

Les honoraires récurrents sont le cœur du coût de la représentation fiscale. Ils couvrent en général :

• la préparation et le dépôt des déclarations de TVA danoises dans les délais légaux ;
• la gestion des paiements de TVA et des éventuels remboursements ;
• la tenue d’un registre des opérations soumises à la TVA danoise ;
• la communication courante avec Skattestyrelsen concernant la TVA.

Les modèles de tarification les plus fréquents sont :

• Forfait mensuel ou trimestriel pour un volume d’opérations standard, avec un prix fixe par période de déclaration ;
• Tarif mixte combinant un forfait de base et un coût variable (par facture, par fichier ou par heure) pour les volumes élevés ;
• Facturation au temps passé pour les situations spécifiques ou les entreprises avec des opérations très irrégulières.

Pour une petite ou moyenne entreprise avec un volume de transactions limité, un forfait de gestion de TVA se situe souvent dans une fourchette d’environ 150–400 EUR par période de déclaration. Pour des volumes plus importants ou des structures complexes, les honoraires peuvent dépasser 500–800 EUR par période, voire davantage lorsque la charge de travail est significative.

Services complémentaires et coûts additionnels

En plus de la gestion standard de la TVA, le représentant fiscal peut proposer des services optionnels, généralement facturés séparément :

• assistance lors de contrôles fiscaux danois (préparation des dossiers, réponses aux demandes d’informations, réunions avec Skattestyrelsen) ;
• revue de la chaîne de facturation et des contrats pour sécuriser les flux TVA ;
• mise en conformité des systèmes de facturation et d’ERP avec les règles danoises ;
• conseil ponctuel sur des opérations spécifiques (restructurations, nouveaux canaux de vente, changement de flux logistiques) ;
• mise en place et suivi de régimes spéciaux (OSS, IOSS, régimes pour services électroniques, etc.).

Ces prestations sont souvent facturées à l’heure, avec des taux horaires qui varient généralement d’environ 120 EUR à 250 EUR selon le niveau d’expertise requis (comptable, fiscaliste senior, avocat fiscaliste).

Modèles de tarification courants au Danemark

Sur le marché danois, on retrouve principalement les modèles suivants :

• Forfait “tout compris” : frais d’installation + forfait périodique couvrant l’ensemble des déclarations de TVA, la communication courante avec Skattestyrelsen et un volume défini de questions courantes. Les interventions exceptionnelles (contrôles, projets spéciaux) sont facturées en plus.
• Forfait de base + variable : un forfait fixe pour la préparation et le dépôt de la déclaration, complété par un coût variable en fonction du nombre de lignes de données, de factures ou de fichiers à traiter.
• Abonnement annuel : un prix annuel global, payable en une ou plusieurs échéances, incluant un certain nombre de déclarations, de rapports et d’heures de conseil.

Le choix du modèle dépend de la prévisibilité du volume d’opérations et du besoin de visibilité budgétaire. Les entreprises de e‑commerce et de ventes à distance privilégient souvent les forfaits avec une composante variable liée au volume de commandes.

Coûts liés aux risques et à la responsabilité conjointe

Au Danemark, le représentant fiscal peut être tenu solidairement responsable de la TVA due par l’entreprise qu’il représente. Ce risque juridique et financier est intégré dans la tarification : plus le risque perçu est élevé (secteur sensible, historique de non‑conformité, montants de TVA importants), plus les honoraires peuvent être majorés.

Certains représentants exigent :

• des garanties financières (par exemple, dépôt de garantie ou prépaiement de plusieurs mois d’honoraires) ;
• des clauses contractuelles spécifiques limitant leur exposition au risque ;
• une revue préalable approfondie des processus internes avant d’accepter le mandat.

Comment optimiser le coût de la représentation fiscale

Pour maîtriser les coûts au Danemark, il est recommandé :

• de fournir des données structurées et complètes (exports standardisés, formats convenus) afin de réduire le temps de traitement ;
• d’automatiser autant que possible les flux de facturation et de reporting ;
• de clarifier dès le départ le périmètre des services inclus dans le forfait et ceux facturés séparément ;
• de comparer plusieurs offres en tenant compte non seulement du prix, mais aussi de l’expérience avec Skattestyrelsen et de la capacité à gérer des contrôles ;
• de revoir périodiquement le contrat lorsque le volume d’activité au Danemark augmente ou diminue.

En pratique, le coût global de la représentation fiscale au Danemark reste généralement modeste par rapport aux risques de pénalités, d’intérêts de retard et de blocage des activités en cas de non‑conformité. Un modèle de tarification clair et adapté au profil de l’entreprise permet de sécuriser l’accès au marché danois tout en maîtrisant le budget.

Spécificités pour le e‑commerce, les plateformes en ligne et les ventes à distance au Danemark

Le développement du e‑commerce au Danemark s’accompagne de règles de TVA spécifiques, tant pour les boutiques en ligne que pour les plateformes de marketplace et les ventes à distance transfrontalières. La compréhension de ces règles est essentielle pour déterminer si une entreprise doit s’enregistrer à la TVA danoise, recourir à un représentant fiscal ou utiliser un régime spécial comme l’OSS ou l’IOSS.

Ventes à distance B2C vers des consommateurs danois

Les ventes à distance de biens à des particuliers danois sont soumises aux règles européennes de commerce électronique. Pour les entreprises établies dans l’UE, le seuil unique de 10 000 € de chiffre d’affaires annuel (toutes ventes B2C intracommunautaires de biens et certains services électroniques confondus) s’applique. Au‑delà de ce seuil, la TVA est due dans l’État membre de consommation, donc au Danemark lorsque le client est danois.

Les entreprises peuvent alors :

• soit s’enregistrer directement à la TVA au Danemark (et, le cas échéant, désigner un représentant fiscal si la loi l’exige),
• soit utiliser le guichet unique OSS dans leur pays d’établissement pour déclarer et payer la TVA danoise sans immatriculation locale.

Pour les entreprises établies hors UE qui vendent des biens stockés dans l’UE à des consommateurs danois, une immatriculation à la TVA dans l’État de stockage est généralement nécessaire, avec souvent l’obligation de désigner un représentant fiscal. Si les biens sont expédiés directement depuis un pays tiers vers le Danemark, le régime IOSS peut s’appliquer pour les envois d’une valeur intrinsèque ne dépassant pas 150 €.

Rôle des plateformes en ligne et marketplaces

Les plateformes électroniques qui facilitent des ventes B2C vers des consommateurs danois peuvent être considérées comme « fournisseur réputé » dans certains cas. Cela signifie qu’elles sont, du point de vue de la TVA, réputées acheter et revendre les biens, et deviennent responsables de la collecte et du versement de la TVA danoise.

Cette responsabilité renforcée concerne notamment :

• les ventes de biens importés de pays tiers dans des envois d’une valeur ne dépassant pas 150 € lorsque la plateforme facilite la vente,
• les ventes domestiques B2C au sein de l’UE lorsque le vendeur est établi hors UE et que la plateforme intervient de manière déterminante dans la transaction (conditions générales, encaissement du paiement, organisation de la livraison, etc.).

Les plateformes concernées doivent s’assurer qu’elles disposent d’un enregistrement TVA adapté (local ou via OSS/IOSS) et, pour les opérateurs hors UE, d’un représentant fiscal au Danemark lorsque la législation l’impose. Elles doivent également mettre en place des systèmes fiables de collecte des données de transaction, de facturation et d’archivage pour répondre aux exigences de l’administration fiscale danoise (SKAT).

Utilisation des régimes OSS et IOSS pour le marché danois

Le régime OSS (One Stop Shop) permet aux entreprises de déclarer la TVA due sur les ventes B2C intracommunautaires de biens et certains services (services électroniques, de télécommunication, de radiodiffusion) à des consommateurs danois via un portail unique dans leur État membre d’identification. La TVA danoise est alors déclarée au taux en vigueur au Danemark, mais payée via l’OSS, ce qui évite une immatriculation locale dans la plupart des cas.

Le régime IOSS (Import One Stop Shop) s’applique aux ventes à distance de biens importés de pays tiers vers des consommateurs danois lorsque la valeur intrinsèque de l’envoi n’excède pas 150 €. L’utilisation de l’IOSS permet :

• de facturer au client danois un prix « TVA comprise » dès la commande,
• d’éviter la perception de la TVA à l’importation par les services douaniers,
• de simplifier la gestion des formalités pour les petits envois.

Les entreprises non établies dans l’UE qui souhaitent utiliser l’IOSS doivent généralement désigner un intermédiaire établi dans l’UE, qui assume des obligations similaires à celles d’un représentant fiscal (responsabilité conjointe pour la TVA, obligations déclaratives et de paiement).

Stockage de marchandises au Danemark et entrepôts logistiques

Les acteurs du e‑commerce qui stockent des marchandises au Danemark (entrepôts propres, centres logistiques de prestataires ou entrepôts de marketplaces) créent en principe une obligation d’immatriculation à la TVA danoise. Cette obligation est indépendante du recours ou non à l’OSS, car l’OSS ne couvre pas :

• les acquisitions intracommunautaires de biens au Danemark,
• les transferts de stock intra‑UE vers un entrepôt danois,
• les ventes B2B locales au Danemark.

Les entreprises étrangères qui détiennent un stock au Danemark doivent donc analyser si elles doivent :

• obtenir un numéro de TVA danois,
• désigner un représentant fiscal (notamment si elles sont établies hors UE),
• mettre en place une comptabilité TVA distincte pour les flux de stock (entrées, sorties, retours, destructions).

Services numériques, SaaS et contenus en ligne

Les services électroniques, logiciels en mode SaaS, abonnements à des plateformes en ligne, hébergement web ou contenus numériques fournis à des consommateurs danois sont soumis à la TVA dans l’État de consommation. Pour les prestataires établis dans l’UE, ces opérations peuvent être déclarées via l’OSS. Pour les prestataires établis hors UE, une immatriculation à la TVA dans un État membre de l’UE ou un recours à un régime non‑UE OSS peut être nécessaire, avec souvent l’obligation de désigner un représentant ou un intermédiaire.

La qualification correcte du service (électronique automatisé, service de conseil, prestation mixte, etc.) est essentielle pour déterminer le lieu d’imposition, le taux applicable et la nécessité d’un enregistrement TVA danois ou d’un représentant fiscal.

Quand la représentation fiscale devient‑elle pertinente pour le e‑commerce ?

La désignation d’un représentant fiscal au Danemark est particulièrement pertinente dans les situations suivantes :

• entreprises établies hors UE vendant des biens à des consommateurs danois, avec stockage au Danemark ou flux réguliers de marchandises,
• plateformes en ligne non européennes agissant comme « fournisseur réputé » pour des ventes B2C vers le Danemark,
• opérateurs de e‑commerce qui ne peuvent ou ne souhaitent pas utiliser l’OSS/IOSS et doivent s’immatriculer directement à la TVA danoise,
• structures complexes combinant ventes B2C, ventes B2B, stockage local et retours de marchandises.

Le représentant fiscal assiste alors l’entreprise dans l’analyse des flux (ventes à distance, importations, transferts de stock, ventes locales), la mise en place des procédures de facturation conformes, la déclaration périodique de la TVA et la communication avec l’administration fiscale danoise, afin de sécuriser l’activité de e‑commerce sur le marché danois et de limiter les risques de redressement et de pénalités.

Représentation fiscale pour les entreprises hors UE (Brexit, pays tiers, etc.)

Les entreprises établies hors de l’Union européenne qui réalisent des opérations taxables au Danemark sont soumises à des règles spécifiques en matière de TVA et de représentation fiscale. Cela concerne notamment les sociétés britanniques après le Brexit, ainsi que les entreprises de pays tiers (États‑Unis, Chine, Suisse, Norvège, etc.). Dans la plupart des cas, l’enregistrement à la TVA danoise et la désignation d’un représentant fiscal local sont nécessaires avant de commencer les opérations.

Quand une entreprise hors UE doit‑elle s’enregistrer à la TVA au Danemark ?

Une société non établie dans l’UE doit en principe s’enregistrer à la TVA au Danemark dès qu’elle effectue des livraisons de biens ou des prestations de services taxables sur le territoire danois, par exemple :

• vente de biens avec stock situé au Danemark (entrepôt propre, entrepôt chez un prestataire logistique, consignment stock)
• importation de marchandises au Danemark suivie d’une vente locale à des clients danois
• vente B2C de biens à des consommateurs danois lorsque le régime OSS/IOSS ne s’applique pas ou n’est pas utilisé
• prestations de services B2C localisées au Danemark (par exemple certains services liés à des biens immobiliers situés au Danemark, événements, services culturels, etc.)

La TVA standard au Danemark est de 25 % et s’applique à la grande majorité des biens et services. Il n’existe pas de taux réduit. L’absence d’établissement stable dans l’UE n’exonère donc pas une entreprise de l’obligation de s’enregistrer si ses opérations sont imposables au Danemark.

Obligation de représentant fiscal pour les entreprises hors UE

Les entreprises établies en dehors de l’UE doivent, dans la plupart des situations, désigner un représentant fiscal danois pour pouvoir obtenir un numéro de TVA danois et remplir leurs obligations. Le représentant fiscal agit comme intermédiaire entre l’entreprise étrangère et l’administration fiscale danoise (SKAT) et partage généralement la responsabilité conjointe du paiement de la TVA due.

Cette obligation concerne notamment :

• les sociétés britanniques depuis la sortie du Royaume‑Uni de l’UE
• les entreprises de pays tiers qui vendent des biens à partir d’un stock situé au Danemark
• les entreprises non UE qui organisent des événements, foires ou formations au Danemark pour des clients B2C
• les plateformes et marketplaces non établies dans l’UE considérées comme « deemed supplier » pour certaines ventes B2C au Danemark

Dans certains cas limités, l’administration peut dispenser une entreprise hors UE de la désignation d’un représentant fiscal, par exemple lorsque le risque de recouvrement est jugé faible et que l’entreprise présente des garanties suffisantes. Cette appréciation reste toutefois discrétionnaire et doit être confirmée par SKAT.

Spécificités pour les entreprises britanniques (post‑Brexit)

Depuis le Brexit, le Royaume‑Uni est traité comme un pays tiers. Les entreprises britanniques sont donc, en principe, soumises aux mêmes règles que les autres sociétés hors UE :

• obligation d’enregistrement à la TVA danoise en cas d’opérations taxables au Danemark
• obligation, dans la plupart des cas, de désigner un représentant fiscal local
• traitement des flux de marchandises comme des importations/exportations (et non plus des acquisitions/livraisons intracommunautaires)

Les entreprises britanniques doivent ainsi adapter leurs flux logistiques (douane, importation, TVA à l’import) et leurs processus de facturation pour se conformer aux règles danoises, en particulier lorsqu’elles stockent des marchandises au Danemark ou vendent en B2C à des consommateurs danois.

Ventes à distance, e‑commerce et plateformes pour entreprises hors UE

Les entreprises non établies dans l’UE qui vendent à des consommateurs danois via internet doivent analyser si elles peuvent ou non utiliser les régimes spéciaux OSS/IOSS, et dans quelle mesure un enregistrement local au Danemark reste nécessaire :

• pour les ventes de biens importés en envois d’une valeur ne dépassant pas 150 EUR, le régime IOSS peut être utilisé pour déclarer la TVA due dans l’UE, y compris au Danemark
• pour les ventes B2C de services électroniques, de télécommunication et de radiodiffusion, le régime OSS non‑UE permet de centraliser la déclaration de la TVA due dans les différents États membres
• en cas de stock local au Danemark (entrepôt, fulfilment center, consignment stock), un enregistrement TVA danois reste généralement nécessaire, même si l’entreprise utilise OSS ou IOSS

Les marketplaces et plateformes en ligne non établies dans l’UE peuvent être considérées comme redevables de la TVA danoise pour certaines ventes B2C réalisées via leur interface. Dans ce cas, la désignation d’un représentant fiscal au Danemark est souvent indispensable pour gérer la TVA sur ces opérations et assurer la conformité avec SKAT.

Principales obligations TVA pour les entreprises hors UE

Une fois enregistrée à la TVA au Danemark, l’entreprise hors UE doit respecter les mêmes obligations qu’une entreprise danoise ou européenne :

• émission de factures conformes aux règles danoises (mention du numéro de TVA, taux de 25 %, base imposable, etc.)
• dépôt périodique des déclarations de TVA dans les délais fixés par SKAT (mensuels, trimestriels ou semestriels selon le volume d’affaires)
• tenue d’une comptabilité et d’archives suffisamment détaillées pour justifier la TVA collectée et déductible
• paiement de la TVA due au Danemark dans les délais impartis
• réponse aux demandes d’informations et contrôles éventuels de l’administration fiscale danoise

Le représentant fiscal accompagne l’entreprise hors UE dans la mise en place de ces obligations, la configuration des systèmes de facturation, la détermination correcte du lieu d’imposition et la gestion des risques en cas de contrôle.

Avantages de recourir à un représentant fiscal danois pour les entreprises hors UE

Pour une entreprise située en dehors de l’UE, le recours à un représentant fiscal au Danemark permet :

• d’obtenir plus rapidement un numéro de TVA danois grâce à un interlocuteur local expérimenté
• de sécuriser la qualification des opérations (lieu d’imposition, taux applicable, exonérations éventuelles)
• de limiter les risques de pénalités, intérêts de retard et redressements en cas d’erreurs déclaratives
• d’assurer une communication fluide avec SKAT en danois ou en anglais
• de disposer d’un accompagnement continu lors des évolutions réglementaires ou des changements de modèle d’affaires (nouveaux canaux de vente, nouveaux flux logistiques, utilisation d’OSS/IOSS, etc.)

Pour les entreprises hors UE qui souhaitent accéder durablement au marché danois, la représentation fiscale constitue ainsi un élément clé d’une stratégie de conformité et de gestion des risques en matière de TVA.

Coordination entre représentation fiscale et régimes spéciaux de TVA (OSS, IOSS, MOSS)

La représentation fiscale au Danemark doit être pensée en cohérence avec les régimes spéciaux de TVA de l’UE, en particulier l’OSS (One Stop Shop), l’IOSS (Import One Stop Shop) et l’ancien MOSS pour les services électroniques. Une mauvaise coordination peut entraîner une double imposition, des enregistrements inutiles ou, au contraire, des manquements déclaratifs sanctionnés par l’administration danoise (SKAT).

OSS et représentation fiscale au Danemark

Le régime OSS permet de déclarer, via un guichet unique dans un seul État membre de l’UE, la TVA due sur les ventes B2C transfrontalières de biens et de certains services au sein de l’Union. Pour les entreprises établies dans l’UE, l’OSS remplace en grande partie l’obligation de s’enregistrer à la TVA dans chaque pays de consommation, y compris au Danemark, lorsque :

• les ventes à distance B2C de biens vers des consommateurs danois restent dans le champ de l’OSS, et
• l’entreprise n’a pas de stock local ni d’établissement stable au Danemark.

Dans ce cas, l’entreprise peut ne pas avoir besoin d’un numéro de TVA danois ni d’un représentant fiscal local, la TVA danoise étant déclarée via l’OSS dans l’État membre d’identification.

En revanche, un enregistrement à la TVA danoise et, pour les entreprises hors UE, la désignation d’un représentant fiscal deviennent nécessaires lorsque, par exemple :

• l’entreprise détient un stock au Danemark (entrepôt propre ou logistique type fulfilment),
• elle réalise des ventes B2B locales ou des opérations qui ne peuvent pas être déclarées via l’OSS,
• elle effectue des acquisitions intracommunautaires au Danemark.

Le représentant fiscal aide alors à distinguer les opérations relevant de l’OSS (déclarées dans le pays d’identification) de celles devant être déclarées sur la déclaration de TVA danoise locale, afin d’éviter les doubles déclarations ou les omissions.

IOSS et importations vers des clients danois

L’IOSS s’applique aux ventes à distance de biens importés de pays tiers vers des consommateurs de l’UE, pour des envois d’une valeur intrinsèque ne dépassant pas 150 EUR. Lorsque l’entreprise est enregistrée à l’IOSS :

• la TVA danoise est collectée au moment de la vente,
• les biens sont importés en franchise de TVA à la frontière,
• la TVA est ensuite déclarée via la déclaration IOSS mensuelle dans l’État membre d’identification.

Les entreprises établies hors UE doivent, pour l’IOSS, désigner un intermédiaire dans l’UE (fonction proche d’un représentant fiscal) sauf si elles sont établies dans un pays ayant un accord d’assistance mutuelle avec l’UE. Cet intermédiaire n’est pas nécessairement basé au Danemark, mais le représentant fiscal danois peut être utile si l’entreprise :

• combine IOSS pour les petits envois et importations classiques avec TVA à l’import pour des envois supérieurs à 150 EUR,
• dispose d’un stock ou d’une logistique au Danemark en plus des ventes IOSS,
• doit récupérer la TVA danoise payée à l’importation en dehors du champ IOSS.

Le rôle du représentant fiscal est alors de s’assurer que les opérations couvertes par l’IOSS ne sont pas redéclarées dans la TVA danoise locale, et que les importations hors IOSS sont correctement traitées (TVA à l’import, éventuelle déduction, facturation locale).

Ancien MOSS et services électroniques au Danemark

Le régime MOSS pour les services de télécommunication, de radiodiffusion et électroniques a été intégré dans l’OSS. Les entreprises qui utilisaient auparavant le MOSS doivent aujourd’hui vérifier, avec leur représentant fiscal, que :

• toutes les ventes B2C de services électroniques à des consommateurs danois sont bien déclarées via l’OSS lorsque c’est possible,
• les prestations B2B ou les services localisés au Danemark mais hors champ OSS sont correctement reportés dans la déclaration de TVA danoise, le cas échéant.

Comment un représentant fiscal coordonne les différents régimes

Au Danemark, la coordination entre représentation fiscale et régimes spéciaux de TVA repose sur plusieurs points clés :

• Analyse des flux : cartographie détaillée des flux de biens et de services (B2B/B2C, locaux, intracommunautaires, importations) pour déterminer ce qui relève de l’OSS/IOSS et ce qui impose un enregistrement danois.
• Paramétrage des systèmes de facturation : mise en place des bons taux de TVA danoise (taux normal de 25 %, absence de taux réduits) et des mentions obligatoires selon que l’opération est déclarée via OSS/IOSS ou via la TVA danoise locale.
• Répartition des déclarations : séparation stricte entre les ventes déclarées dans l’OSS/IOSS et celles reportées dans la déclaration de TVA danoise périodique, afin d’éviter les incohérences avec les données dont dispose SKAT.
• Suivi des seuils et changements de situation : surveillance des volumes de ventes, de l’implantation logistique et des contrats afin de détecter tout événement déclenchant une obligation d’enregistrement local ou, au contraire, permettant une simplification via l’OSS.
• Communication avec SKAT et les autres administrations de l’UE : gestion des demandes d’informations croisées, notamment lorsque des écarts apparaissent entre les déclarations OSS/IOSS et les données douanières ou locales.

Quand la représentation fiscale reste nécessaire malgré l’OSS/IOSS

Même en utilisant l’OSS ou l’IOSS, de nombreuses entreprises doivent maintenir un enregistrement TVA au Danemark et, si elles sont hors UE, un représentant fiscal, par exemple lorsqu’elles :

• exploitent un entrepôt ou un stock tampon au Danemark (y compris via un prestataire logistique),
• effectuent des livraisons locales B2B ou B2C non couvertes par l’OSS,
• réalisent des acquisitions intracommunautaires au Danemark ou des transferts de stock intra-UE,
• supportent de la TVA danoise sur des achats locaux et souhaitent la déduire.

Dans ces situations, le représentant fiscal danois assure la conformité locale tout en veillant à ce que l’entreprise tire pleinement parti des régimes OSS et IOSS pour simplifier sa gestion de la TVA dans l’UE.

Durée, modification et résiliation du mandat de représentant fiscal

Au Danemark, le mandat de représentant fiscal est encadré par des règles précises définies par l’administration fiscale danoise (Skattestyrelsen). Il s’agit d’un mandat écrit, par lequel une entreprise étrangère autorise un représentant établi au Danemark à agir en son nom pour toutes les obligations liées à la TVA danoise.

Durée du mandat de représentant fiscal

La législation danoise ne fixe pas une durée minimale ou maximale uniforme pour le mandat de représentant fiscal. En pratique, la durée est déterminée par le contrat conclu entre l’entreprise et le représentant, tout en restant valable tant que l’enregistrement à la TVA au Danemark est actif.

On distingue généralement :

• un mandat à durée indéterminée, valable jusqu’à sa résiliation formelle auprès de Skattestyrelsen
• un mandat à durée déterminée, par exemple lié à un projet spécifique, à un chantier ou à une période de vente à distance sur le marché danois

Le mandat reste en vigueur tant que le représentant fiscal est enregistré comme tel dans le système danois de TVA et que l’entreprise étrangère conserve un numéro de TVA danois. Toute suspension ou radiation de ce numéro (par exemple en cas de cessation d’activité au Danemark) met de facto fin à la nécessité de représentation, mais doit être notifiée à l’administration.

Modification du mandat de représentant fiscal

Le mandat peut être modifié pour refléter l’évolution de l’activité de l’entreprise ou un changement de conditions contractuelles. Les modifications les plus fréquentes concernent :

• le changement de représentant fiscal (nomination d’un nouveau prestataire)
• l’extension ou la réduction du périmètre des services (par exemple ajout de la gestion des contrôles fiscaux, des remboursements de TVA ou des déclarations Intrastat)
• la mise à jour des coordonnées de l’entreprise ou du représentant (adresse, personnes de contact, informations bancaires)

Tout changement de représentant fiscal doit être signalé à Skattestyrelsen. En pratique, cela implique :

1. la signature d’un nouveau mandat entre l’entreprise et le nouveau représentant
2. la notification formelle à l’administration fiscale, via les formulaires prévus ou la plateforme en ligne, indiquant la fin du mandat précédent et le début du nouveau
3. la mise à jour des informations liées au numéro de TVA danois de l’entreprise

Il est important d’éviter toute période « sans représentant » pour les entreprises qui ont l’obligation légale d’en désigner un (notamment les entreprises établies hors UE réalisant des opérations taxables au Danemark). Une absence de représentant pendant une période d’activité peut être considérée comme un manquement aux obligations de TVA.

Résiliation du mandat de représentant fiscal

La résiliation du mandat peut intervenir à l’initiative de l’entreprise, du représentant fiscal ou d’un commun accord. Les motifs les plus courants sont :

• la cessation des activités taxables au Danemark et la demande de radiation du numéro de TVA danois
• le changement de prestataire pour des raisons de coûts, de qualité de service ou de spécialisation sectorielle
• le non-respect des obligations contractuelles par l’une des parties (retards de paiement, absence de transmission de documents, manquements répétés aux délais de déclaration)

Pour être opposable à l’administration danoise, la résiliation doit être formalisée. En pratique :

1. le contrat entre l’entreprise et le représentant doit prévoir un délai de préavis (par exemple 1 à 3 mois) et les modalités de fin de mission
2. le représentant ou l’entreprise doit informer Skattestyrelsen de la fin du mandat, en indiquant la date de résiliation effective
3. les dernières déclarations de TVA, listings récapitulatifs et éventuelles corrections doivent être déposés pour la période couverte par le mandat

Tant que la résiliation n’est pas enregistrée par l’administration, le représentant fiscal peut rester solidairement responsable des dettes de TVA de l’entreprise pour la période concernée. Il est donc dans l’intérêt des deux parties de s’assurer que la fin du mandat est clairement documentée et notifiée.

Transition entre deux représentants fiscaux

Lorsqu’une entreprise décide de changer de représentant fiscal au Danemark, une phase de transition bien gérée permet de limiter les risques fiscaux. Cette transition comprend généralement :

• un transfert ordonné des dossiers : déclarations passées, correspondances avec Skattestyrelsen, contrôles en cours, relevés de TVA, justificatifs comptables
• la clarification de la date exacte à partir de laquelle le nouveau représentant prend en charge les obligations (périodes de déclaration, échéances de paiement)
• la répartition des responsabilités pour les périodes antérieures et futures, notamment en cas de corrections ou de contrôles portant sur des périodes déjà clôturées

Il est recommandé de fixer par écrit les responsabilités de chaque représentant pour éviter les zones grises, par exemple en précisant qui gère les rectifications de TVA pour les périodes antérieures à la prise de fonction du nouveau représentant.

Conséquences fiscales d’une fin de mandat

La fin du mandat de représentant fiscal n’exonère pas l’entreprise de ses obligations de TVA au Danemark. Selon la situation, plusieurs scénarios sont possibles :

• si l’entreprise poursuit ses activités taxables et reste tenue à l’enregistrement à la TVA, elle doit désigner immédiatement un nouveau représentant (si la loi l’exige) ou assumer elle-même la gestion de la TVA si elle est établie dans l’UE et n’est plus soumise à l’obligation de représentation
• si l’entreprise cesse toute activité imposable, elle doit demander la radiation de son numéro de TVA danois et s’assurer que toutes les déclarations et paiements dus jusqu’à la date de cessation sont effectués
• en cas de manquement (absence de représentant alors que l’obligation subsiste, déclarations non déposées, TVA impayée), Skattestyrelsen peut appliquer des intérêts de retard, des amendes administratives et engager la responsabilité solidaire de l’ancien représentant pour la période couverte par son mandat

Une gestion rigoureuse de la durée, de la modification et de la résiliation du mandat de représentant fiscal permet de sécuriser la conformité de l’entreprise sur le marché danois, de limiter les risques de redressement et de préserver une relation transparente avec l’administration fiscale.

Documents et informations nécessaires pour la nomination d’un représentant fiscal

La nomination d’un représentant fiscal au Danemark nécessite la préparation d’un ensemble de documents et d’informations permettant à l’administration fiscale danoise (Skattestyrelsen) d’identifier clairement votre entreprise, la nature de vos opérations et la personne qui agira en tant que représentant. Une préparation rigoureuse en amont permet d’accélérer l’enregistrement à la TVA et de réduire le risque de demandes complémentaires.

Informations d’identification de l’entreprise

Pour toute société souhaitant s’enregistrer à la TVA au Danemark avec un représentant fiscal, les informations suivantes sont généralement requises :

• Dénomination sociale complète, forme juridique et pays d’immatriculation
• Adresse du siège social et, le cas échéant, adresses d’établissements ou d’entrepôts dans l’UE
• Numéro d’immatriculation au registre du commerce dans le pays d’origine
• Numéro de TVA intracommunautaire (pour les entreprises de l’UE) ou numéro fiscal local équivalent (pour les entreprises hors UE)
• Coordonnées de contact (téléphone, e‑mail, personne de contact opérationnelle)

Documents juridiques et d’enregistrement

Les autorités danoises exigent des pièces justificatives récentes et lisibles. Il est recommandé de prévoir :

• Extrait du registre du commerce ou certificat d’immatriculation de la société, daté de préférence de moins de 3 à 6 mois
• Statuts ou acte constitutif de la société (ou document équivalent) indiquant la forme juridique et les organes de direction
• Preuve de l’adresse du siège (par exemple, certificat d’adresse, bail commercial ou document officiel)
• Le cas échéant, attestations de TVA ou certificats fiscaux délivrés par l’administration du pays d’origine

Informations sur l’activité et les opérations au Danemark

Pour évaluer l’obligation d’enregistrement et le besoin de représentation fiscale, Skattestyrelsen et le représentant fiscal doivent comprendre précisément votre modèle d’affaires. Il est donc nécessaire de fournir :

• Description détaillée de l’activité (type de biens ou services, secteur, canaux de vente)
• Indication des flux commerciaux prévus avec le Danemark (ventes B2B, B2C, e‑commerce, ventes à distance, dropshipping, entrepôts logistiques, etc.)
• Estimation du chiffre d’affaires annuel attendu au Danemark et dans l’UE
• Schémas logistiques (lieu de stockage des marchandises, pays d’expédition, pays de destination)
• Informations sur d’éventuels contrats avec des plateformes en ligne, marketplaces ou prestataires logistiques (3PL, entrepôts au Danemark ou dans d’autres pays de l’UE)

Pièces d’identité et pouvoirs des représentants légaux

Les autorités danoises et le représentant fiscal doivent pouvoir vérifier l’identité des dirigeants et la chaîne de pouvoir au sein de l’entreprise. Sont habituellement demandés :

• Copie du passeport ou d’une pièce d’identité officielle des dirigeants ou représentants légaux
• Le cas échéant, documents attestant des bénéficiaires effectifs (UBO), notamment pour les structures complexes
• Procurations ou résolutions du conseil d’administration autorisant la nomination d’un représentant fiscal au Danemark
• Coordonnées directes de la personne habilitée à signer les documents fiscaux pour l’entreprise

Mandat et contrat de représentation fiscale

La relation entre l’entreprise et le représentant fiscal doit être formalisée par écrit. Pour la nomination, il convient de préparer :

• Un mandat ou une lettre de nomination signée, précisant l’étendue des pouvoirs accordés au représentant fiscal (enregistrement à la TVA, dépôt des déclarations, communication avec Skattestyrelsen, réception du courrier officiel, etc.)
• Un contrat de services détaillant les responsabilités respectives, les modalités de coopération, les obligations de fourniture d’informations et les délais internes
• Le cas échéant, une clause de responsabilité conjointe et solidaire, conformément aux exigences danoises en matière de représentation fiscale pour certaines entreprises non établies

Coordonnées bancaires et informations de paiement

Pour la gestion pratique de la TVA au Danemark, il est souvent nécessaire de communiquer :

• Coordonnées bancaires de l’entreprise (IBAN, BIC/SWIFT) utilisées pour le paiement de la TVA et la réception d’éventuels remboursements
• Informations sur la devise de facturation principale et les systèmes de paiement utilisés (passerelles de paiement, prestataires de services de paiement, etc.)
• Le cas échéant, détails sur les comptes bancaires locaux au Danemark ou dans l’UE

Données comptables et systèmes de facturation

Pour assurer une gestion correcte et conforme de la TVA danoise, le représentant fiscal a besoin d’un accès suffisant aux données comptables. Il est donc utile de préparer :

• Description des systèmes comptables et logiciels de facturation utilisés (ERP, solutions e‑commerce, plateformes de marketplace)
• Modèles de factures actuels, afin de vérifier la conformité des mentions obligatoires au regard de la législation danoise et européenne
• Procédures internes de suivi des ventes, retours, avoirs et remises
• Fréquence de mise à disposition des données de ventes et d’achats au représentant fiscal (mensuelle, trimestrielle, etc.)

Documents spécifiques pour les entreprises hors UE

Les sociétés établies en dehors de l’Union européenne sont plus fréquemment tenues de désigner un représentant fiscal au Danemark. Dans ce cas, des documents supplémentaires peuvent être requis, tels que :

• Preuve du statut fiscal dans le pays tiers (certificat de résidence fiscale, numéro d’identification fiscale local)
• Le cas échéant, attestations de non‑établissement dans l’UE (absence de siège ou d’établissement stable)
• Documents supplémentaires de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme (KYC), selon la politique du représentant fiscal

Format, langue et légalisation des documents

Les autorités danoises acceptent généralement les documents en danois ou en anglais. Lorsque les documents sont établis dans une autre langue, une traduction certifiée peut être exigée. Selon le pays d’origine, certains documents (extraits du registre, certificats) peuvent devoir être apostillés ou légalisés pour être reconnus au Danemark.

Il est recommandé de fournir des copies électroniques claires et complètes, et de conserver les originaux à disposition en cas de contrôle ou de demande de Skattestyrelsen.

Anticiper les demandes complémentaires de Skattestyrelsen

Même avec un dossier complet, l’administration danoise peut demander des informations supplémentaires, notamment en cas de volumes de ventes élevés, de schémas logistiques complexes ou d’activités à risque (e‑commerce transfrontalier, ventes B2C massives, plateformes). Préparer dès le départ une documentation claire et structurée permet au représentant fiscal de répondre rapidement à ces demandes et de sécuriser l’enregistrement et la gestion continue de la TVA au Danemark.

Protection des données, confidentialité et conformité (RGPD) dans la représentation fiscale

La représentation fiscale au Danemark implique un traitement intensif de données sensibles : informations d’identification de l’entreprise, données personnelles des dirigeants, des bénéficiaires effectifs et parfois des employés. À ce titre, le représentant fiscal et l’entreprise sont soumis à la fois au règlement européen sur la protection des données (RGPD) et à la législation danoise en matière de confidentialité et de conservation des données, notamment les règles de l’administration fiscale danoise (Skattestyrelsen / SKAT).

Rôles et responsabilités en matière de protection des données

Dans la plupart des cas, l’entreprise étrangère est considérée comme responsable de traitement pour les données liées à son activité, tandis que le représentant fiscal agit comme sous-traitant pour les opérations de TVA réalisées pour son compte. Le contrat de représentation fiscale doit préciser :

• quelles catégories de données sont traitées (identité, coordonnées, numéros de TVA, informations bancaires, données de facturation, documents comptables)
• les finalités du traitement (enregistrement TVA, déclarations périodiques, contrôles fiscaux, communication avec SKAT)
• la base légale du traitement (obligations légales en matière de TVA et de comptabilité, intérêt légitime de l’entreprise, exécution du contrat)
• les obligations du représentant fiscal en matière de sécurité, de confidentialité et de notification d’incident

Confidentialité et secret professionnel

Le représentant fiscal au Danemark est tenu à une stricte obligation de confidentialité. Les informations reçues ne peuvent être utilisées qu’aux fins prévues dans le mandat : gestion de la TVA, représentation devant SKAT, préparation des déclarations et réponses aux demandes de l’administration. Toute transmission à des tiers (par exemple à un cabinet d’audit, à un prestataire informatique ou à un partenaire logistique) doit être encadrée par un accord de confidentialité et, le cas échéant, un accord de sous-traitance conforme au RGPD.

Les données fiscales et comptables sont protégées par le secret professionnel et par les règles danoises relatives à la divulgation d’informations à l’administration. Le représentant fiscal doit veiller à ce que seuls les collaborateurs autorisés aient accès aux dossiers du client, selon le principe du « besoin d’en connaître ».

Mesures de sécurité et stockage des données au Danemark

Pour se conformer au RGPD, le représentant fiscal doit mettre en place des mesures techniques et organisationnelles adaptées au niveau de risque :

• stockage sécurisé des documents comptables et fiscaux (serveurs protégés, sauvegardes régulières, contrôle d’accès)
• chiffrement ou sécurisation des échanges électroniques (portails sécurisés, e-mails chiffrés pour les pièces sensibles)
• procédures internes pour la gestion des mots de passe, des droits d’accès et des supports physiques
• journalisation des accès aux systèmes contenant des données fiscales et personnelles

Lorsque les données sont hébergées en dehors du Danemark mais au sein de l’UE/EEE, le RGPD s’applique directement. En cas de transfert vers un pays tiers (par exemple vers le siège d’une entreprise hors UE), des garanties supplémentaires sont nécessaires (clauses contractuelles types, règles d’entreprise contraignantes ou décision d’adéquation).

Durée de conservation des données fiscales et comptables

La législation danoise impose une conservation des documents comptables et fiscaux pendant 5 ans à compter de la fin de l’exercice comptable concerné. Dans la pratique, le représentant fiscal conserve généralement :

• les factures de vente et d’achat liées aux opérations imposables au Danemark
• les registres de TVA, déclarations périodiques et correspondances avec SKAT
• les documents relatifs à l’enregistrement TVA et à la nomination du représentant fiscal

À l’issue de ce délai légal, les données doivent être supprimées ou anonymisées, sauf obligation contraire (par exemple en cas de litige ou de contrôle fiscal en cours). Le contrat de représentation doit préciser les règles de conservation et les modalités de restitution ou de destruction des données à la fin du mandat.

Droits des personnes concernées et transparence

Les personnes physiques dont les données sont traitées (dirigeants, représentants légaux, bénéficiaires effectifs, contacts administratifs) disposent des droits prévus par le RGPD : droit d’accès, de rectification, de limitation du traitement et, dans certains cas, d’opposition. Le représentant fiscal doit :

• informer clairement le client des traitements réalisés, des finalités et de la base légale
• mettre à disposition une politique de confidentialité à jour, en français ou en anglais, et conforme au droit danois
• prévoir une procédure interne pour répondre aux demandes d’exercice de droits dans les délais légaux

Ces droits ne peuvent toutefois pas conduire à la suppression de données que le représentant fiscal est légalement tenu de conserver pour satisfaire aux exigences de TVA et de comptabilité au Danemark.

Gestion des violations de données et contrôles

En cas de violation de données (perte de documents, accès non autorisé, attaque informatique), le représentant fiscal doit :

• documenter l’incident et en analyser les causes
• mettre en œuvre sans délai des mesures correctives pour limiter l’impact
• notifier l’autorité de protection des données compétente lorsque le risque pour les personnes concernées est élevé, conformément au RGPD
• informer l’entreprise cliente de l’incident et des mesures prises

Les autorités danoises peuvent contrôler à la fois le respect des obligations fiscales et la conformité en matière de protection des données. Un représentant fiscal expérimenté anticipe ces contrôles en tenant une documentation à jour sur ses procédures internes, ses registres de traitement et ses mesures de sécurité.

Intégrer la conformité RGPD dans le mandat de représentation fiscale

Pour sécuriser la relation entre l’entreprise et son représentant fiscal au Danemark, il est recommandé d’intégrer un volet spécifique « protection des données » au mandat, prévoyant notamment :

• la qualification des parties (responsable de traitement / sous-traitant ou co-responsables)
• la description détaillée des traitements liés à la TVA et à la représentation devant SKAT
• les mesures de sécurité minimales exigées
• les règles de conservation, de transfert, de restitution et de suppression des données
• les modalités de coopération en cas de contrôle fiscal ou de contrôle de l’autorité de protection des données

Une représentation fiscale conforme au RGPD renforce la sécurité juridique de l’entreprise étrangère au Danemark, limite les risques de sanctions administratives et protège la réputation de la société sur le marché danois et européen.

Étude de cas : exemple concret d’implantation au Danemark avec représentant fiscal

Pour illustrer concrètement le rôle d’un représentant fiscal au Danemark, prenons l’exemple d’une société française de e‑commerce qui vend des biens physiques à des clients particuliers danois. L’entreprise n’a ni bureau, ni entrepôt, ni personnel au Danemark, mais dépasse le seuil d’immatriculation à la TVA danoise en réalisant des ventes régulières vers ce pays.

Après analyse de ses flux, la société constate qu’elle doit s’enregistrer à la TVA au Danemark et facturer la TVA danoise au taux normal de 25 %. N’ayant pas d’établissement au Danemark, elle choisit de désigner un représentant fiscal local pour sécuriser sa conformité et gérer la relation avec l’administration fiscale danoise (SKAT).

Étape 1 : analyse de la situation et choix du schéma TVA

Le représentant fiscal commence par analyser le modèle d’affaires : type de produits vendus, pays d’expédition, profil des clients (B2B/B2C), volumes prévisionnels, utilisation éventuelle des régimes OSS/IOSS. Il vérifie notamment si les ventes à distance vers le Danemark doivent être déclarées via un numéro de TVA danois ou si une partie peut être couverte par le guichet unique OSS, en tenant compte du seuil européen de 10 000 € pour les ventes à distance intracommunautaires B2C.

Dans notre cas, l’entreprise dépasse ce seuil et opte pour une combinaison : utilisation de l’OSS pour certains flux intracommunautaires et immatriculation directe à la TVA au Danemark pour les ventes nécessitant un numéro local (par exemple, stockage futur dans un entrepôt danois ou opérations spécifiques non couvertes par l’OSS). Le représentant fiscal formalise cette stratégie dans une note de cadrage transmise à la direction financière.

Étape 2 : collecte des documents et demande d’immatriculation TVA

Le représentant fiscal prépare ensuite le dossier d’enregistrement à la TVA danoise. Il recueille notamment :

• les statuts de la société et un extrait Kbis récent ;
• le numéro de TVA intracommunautaire français ;
• les coordonnées complètes de l’entreprise et des dirigeants ;
• une description détaillée des activités au Danemark (type de biens, canaux de vente, pays d’expédition) ;
• les prévisions de chiffre d’affaires au Danemark et la date de début des opérations taxables ;
• une procuration signée autorisant le représentant fiscal à agir au nom de l’entreprise auprès de SKAT.

Sur cette base, le représentant fiscal soumet la demande d’immatriculation à la TVA via les canaux prévus par l’administration danoise. Il suit le dossier, répond aux éventuelles demandes de précisions de SKAT et obtient, à l’issue de la procédure, un numéro de TVA danois pour le compte de l’entreprise.

Étape 3 : mise en place des procédures de facturation et de prix

Une fois le numéro de TVA obtenu, le représentant fiscal accompagne l’entreprise dans l’adaptation de ses systèmes de facturation et de ses prix. Il s’assure que :

• la TVA danoise de 25 % est correctement appliquée sur les ventes B2C concernées ;
• les factures comportent toutes les mentions obligatoires danoises, y compris le numéro de TVA local ;
• les conditions générales de vente et les informations sur le site internet sont mises à jour pour refléter la TVA danoise et les règles de retour/garantie applicables.

Le représentant fiscal définit également un plan de comptes adapté pour distinguer clairement les ventes soumises à la TVA danoise, les opérations couvertes par l’OSS et les éventuelles opérations exonérées ou hors champ. Cette structuration facilite la préparation des déclarations périodiques et limite les risques d’erreur.

Étape 4 : gestion courante des déclarations de TVA

En fonction du volume d’affaires, SKAT impose une fréquence de déclaration (mensuelle, trimestrielle ou annuelle). Dans notre exemple, le volume de ventes au Danemark conduit à des déclarations trimestrielles. Le représentant fiscal prend en charge :

• la collecte des données de ventes et d’achats liées au Danemark ;
• le calcul de la TVA collectée et, le cas échéant, de la TVA déductible ;
• la préparation et le dépôt des déclarations de TVA dans les délais fixés par la législation danoise ;
• le suivi des paiements de TVA à effectuer au Trésor danois et la vérification de leur bonne réception.

L’entreprise reçoit un récapitulatif détaillé à chaque période : montants déclarés, TVA due, éventuels crédits de TVA, échéances futures. Cela lui permet de piloter sa trésorerie et d’anticiper les flux de TVA liés à ses opérations au Danemark.

Étape 5 : relation avec SKAT et gestion des contrôles

Après plusieurs périodes de déclaration, SKAT peut décider de vérifier la cohérence des chiffres transmis. Le représentant fiscal devient alors l’interlocuteur principal de l’administration danoise. Il répond aux demandes d’informations, fournit les pièces justificatives (factures, contrats, relevés de ventes en ligne) et explique la structure des flux commerciaux.

Dans notre cas concret, SKAT demande des précisions sur la répartition entre ventes déclarées au Danemark et ventes déclarées via l’OSS. Le représentant fiscal prépare un dossier de rapprochement, démontre la cohérence des montants et clarifie les règles de territorialité appliquées. Le contrôle se clôt sans redressement, ce qui confirme la solidité de la mise en conformité initiale.

Étape 6 : ajustements, optimisation et accompagnement à long terme

Au fil du temps, l’entreprise développe ses ventes au Danemark et envisage de stocker des marchandises dans un entrepôt local ou de collaborer avec un prestataire logistique danois. Ces évolutions ont un impact sur la TVA (lieu de taxation, flux intracommunautaires, éventuelles obligations supplémentaires).

Le représentant fiscal anticipe ces changements et met à jour la cartographie des flux. Il vérifie si de nouvelles obligations apparaissent (par exemple, déclarations supplémentaires, enregistrements spécifiques) et adapte les procédures internes. Il conseille également l’entreprise sur la gestion des crédits de TVA, la documentation à conserver et les bonnes pratiques pour limiter les risques de pénalités en cas de contrôle futur.

Ce cas d’implantation illustre comment la représentation fiscale au Danemark permet à une entreprise étrangère de se développer sur le marché danois tout en respectant strictement les règles locales de TVA. En centralisant la relation avec SKAT, en sécurisant les déclarations et en accompagnant l’entreprise dans ses évolutions, le représentant fiscal réduit significativement les risques de non‑conformité, de sanctions financières et de blocage des opérations commerciales.

Avantages de l'engagement d'un représentant fiscal

L'utilisation d'une représentation fiscale pour la TVA au Danemark présente de nombreux avantages qui vont au-delà de la simple inscription d'un fournisseur étranger. Un représentant fiscal danois sert d'intermédiaire pour le fournisseur étranger, veillant à ce que ses droits et responsabilités soient respectés. Embaucher un tel représentant peut entraîner des économies de coûts et une livraison plus rapide des biens aux clients en Europe, ainsi que d'autres avantages. De plus, cela aide à minimiser les obligations de traitement de la TVA lors des importations et à réduire les frais administratifs pour le fournisseur étranger. Le représentant assume également la responsabilité du règlement partiel de la TVA lié au mouvement des marchandises.

En tant qu'entreprise internationale, vous pouvez bénéficier du mécanisme d'autoliquidation pour les importations en désignant un représentant fiscal. Cela vous permet de partager une partie de la responsabilité de la conformité aux exigences fiscales d'importation avec le représentant fiscal, tout en maintenant votre responsabilité pour vos propres obligations fiscales.

Nos services offrent un soutien complet en matière de TVA, y compris l'enregistrement et la supervision des obligations fiscales au Danemark. Nous vous aiderons à naviguer dans la paperasse complexe et à assurer la conformité avec les lois fiscales danoises, vous permettant ainsi de vous concentrer sur la croissance de votre entreprise. Faites confiance à nos spécialistes pour fournir une assistance efficace en matière de représentation fiscale !