Niezbędne informacje do utworzenia nowej spółki ApS w Danii

1: NAZWA FIRMY
Zanim utworzysz nową spółkę ApS, musisz zdecydować się na nazwę firmy. Nazwa firmy powinna kończyć się na „ApS”, co w języku duńskim jest skrótem „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”. Nie ma żadnych zasad dotyczących samej nazwy firmy, wystarczy upewnić się, że nie jest ona już używana. Możesz to sprawdzić samodzielnie w Rejestrze działalności. Istnieje również angielska wersja strony. Zalecamy również sprawdzenie, czy domena witryny internetowej jest obecnie używana z preferowaną nazwą firmy, ponieważ może to wskazywać, że ktoś inny już używa nazwy firmy. Polecamy skorzystanie z Simply – ale oczywiście możesz skorzystać z dowolnego dostawcy usług domenowych.

2: ADRES FIRMY
Aby utworzyć nową spółkę ApS, będziesz potrzebować adresu firmy w Danii. Jeśli nie masz jeszcze adresu firmy, możesz zainteresować się wirtualnym adresem biurowym. Najbardziej polecanymi serwisami do zarejestrowania wirtualnego adresu biura dla firmy są kontorservice.dk, regus.dk, virtuelt-kontor.dk, symbion.dk i turbino.dk. Niektórzy klienci używają swojego prywatnego adresu w Danii jako adresu firmy. Dotyczy to tylko mieszkańców Danii i chociaż jest to zwykle akceptowane przez Duński Urząd ds. Przedsiębiorstw, nie jest to oficjalnie dozwolone.

3: IDENTYFIKACJA AKCJONARIUSZY I KIEROWNICTWA
Akcjonariuszy, którzy są właścicielami lub kontrolują 25% lub więcej firmy, a także kierownictwo firmy muszą być wcześniej zidentyfikowani, co wynika to z przepisów UE dotyczących prania pieniędzy. W duńskiej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością istnieją 4 różne typy uczestników - osoby niebędące rezydentami, osoby będące rezydentami, firmy będące nierezydentami oraz firmy będące rezydentami.

Osoby niebędące rezydentami

Jeśli osoba fizyczna niebędąca rezydentem będzie posiadać 25% lub więcej udziałów w ApS lub jeśli osoba fizyczna niebędąca rezydentem będzie zarządzać spółką, należy dostarczyć następujące informacje i identyfikatory dotyczące każdego udziałowca nierezydenta i kierownika:
- imię i nazwisko,
- adres,
- numer NIP (numer NIP),
- numer dowodu osobistego,
- skan paszportu,
- rachunek za media lub wyciąg z prywatnego banku zawierający imię i nazwisko osoby oraz adres prywatny.

Osoby zamieszkałe na terenie Danii
Jeśli osoba fizyczna będąca rezydentem Danii będzie posiadać 25% lub więcej udziałów w ApS lub jeśli osoba fizyczna będąca rezydentem Danii będzie zarządzać spółką, należy dostarczyć następujące informacje i identyfikatory dotyczące każdego udziałowca będącego rezydentem i kierownika:
- imię i nazwisko,
- adres,
- paszport,
- żółta duńska karta ubezpieczenia zdrowotnego.

Firmy niebędące rezydentami
Jeśli firma niebędąca rezydentem będzie posiadała 25% lub więcej udziałów akcjonariuszy w ApS, należy dostarczyć:
- wypis spółki z lokalnego organu biznesowego (maksymalnie 3 miesiące),
- statut,
- rejestr własności,
- identyfikator akcjonariuszy i zarządu.

Należy pamiętać, że wszystkie dokumenty firmowe powinny być przetłumaczone na język angielski.

Firmy będące rezydentami
Jeśli spółka będąca rezydentem będzie posiadać 25% lub więcej udziałów w ApS, należy dostarczyć:
- wyciąg firmowy z Duńskiego Urzędu ds. Przedsiębiorstw,
- statut (Memorandum of Incorporation),
- rejestr własności,
- identyfikator akcjonariuszy i zarządu.

4: RADA NADZORCZA
ApS nie wymaga Rady Nadzorczej, jednak można ją wybrać. Jeśli chcesz mieć Radę Nadzorczą, należy wymienić nazwiska wszystkich członków którzy będą wchodzili w jej skład. W małych firmach stosunkowo rzadko wybiera się Radę Nadzorczą.

5: ZARZĄD
ApS może mieć jednego lub więcej dyrektorów zarządzających. Dyrektor nie musi być mieszkańcem Danii. Jeśli firma będzie miała więcej niż jednego dyrektora, musimy również wiedzieć, czy jeden dyrektor może podpisać się w imieniu firmy, czy też wszyscy dyrektorzy muszą podpisać się łącznie.

6: DZIENNIK WŁASNOŚCI
ApS może mieć jednego lub więcej właścicieli. Właścicielami mogą być osoby fizyczne lub firmy. Właścicieli ApS można nazwać także „akcjonariuszami”. ApS jest zobowiązane do prowadzenia dziennika własności, kto jest właścicielem udziałów w firmie. Niezbędne są takie informacje jak ilość akcji, nazwiska akcjonariuszy, wartość nominalna akcji posiadanych przez każdego akcjonariusza w DKK (np. 40.000 DKK) oraz to, ile akcji posiada akcjonariusz (np. 40.000 akcji). Zalecamy, aby każda akcja miała wartość 1 DKK. W ten sposób jeśli kapitał własny wynosi 40.000 DKK, to do podziału pomiędzy akcjonariuszy będzie 40.000 akcji. Jeżeli jesteś jedynym udziałowcem spółki, a kapitał własny wynosi 40.000 DKK, to posiadasz wartość nominalną 40.000 DKK i 40.000 udziałów w ApS.

7: DATA, W KTÓREJ CHCESZ ROZPOCZĄĆ DZIAŁALNOŚĆ APS
Konieczne jest określenie, w którym dniu firma rozpocznie działalność. Ważne jest, abyś zarejestrował firmę, od momentu kiedy zaczniesz mieć wydatki lub sprzedaż.

8: REJESTRACJA VAT
Musimy zarejestrować firmę jako płatnik VAT jeśli przewiduje się, że roczny przychód (sprzedaż) przekroczy 50 000 DKK. Jeśli Twoje przychody są mniejsze niż 50 000 DKK rocznie, możesz poczekać z rejestracją VAT, ale wtedy stracisz również możliwość ubiegania się o zwrot podatku VAT. Prawie wszystkie firmy muszą zarejestrować się jako płatnik VAT. Występuje tylko kilka rodzajów firm które nie są zobowiązane do rejestracji jako podatnik VAT - głównie są to firmy zajmujące się opieką zdrowotną lub edukacją, ponieważ mogą one oferować usługi zwolnione z podatku VAT.

9: REJESTRACJA PRACODAWCY
Jeśli planujesz mieć pracowników, firma musi być odpowiednio zarejestrowana aby mieć możliwość ich zatrudnienia. Jeśli jesteś jedyną osobą pracującą w firmie to nie musisz najpierw rejestrować się jako pracodawca.

10: REJESTRACJA IMPORTU
Jeśli zamierzasz importować towary do Danii spoza UE, należy zarejestrować firmę do importu. Po zarejestrowaniu firmy do importu otrzymasz numer rejestracyjny EORI, który jest używany w UE do identyfikacji Ciebie jako importera. Podczas procesu rejestracji importu należy zastanowić się, w jaki sposób chcesz zapłacić cła importowe. Większość firm decyduje się płacić cła importowe za pomocą programu kredytowego oferowanego przez urząd skarbowy.

11: REJESTRACJA EKSPORTOWA
Jeśli zamierzasz eksportować towary z Danii do krajów spoza UE, należy zarejestrować firmę do eksportu. Należy pamiętać, że jeśli jesteś zarejestrowany jako importer rozsądnie jest zarejestrować się również jako eksporter na wypadek konieczności zwrotu towarów, ponieważ jest to uważane za eksport.

12: AKTYWNOŚCI
Należy sporządzić krótki opis, w jakie działania firma będzie się angażować. Opis jest publiczny, więc powinien być krótki i precyzyjny. Wystarczy jedna lub dwie linie. Może to być coś w stylu: „Zakres działalności firmy polega na świadczeniu usług doradczych”. Na podstawie Twojego opisu należy znaleźć pasujący 6-cyfrowy kod aktywności.

13: OGÓLNY ROK OBROTOWY I PIERWSZY ROK OBROTOWY
Należy ustalić, jaki ogólny rok podatkowy będzie używany przez ApS. Zalecamy podążanie za rokiem kalendarzowym (1.01-31.12). Pierwszy rok podatkowy może trwać do 18 miesięcy. Jeśli firma np. rozpoczyna działalność 1 lipca 2020 r., następnie pierwszy rok obrotowy może zakończyć się 31 grudnia 2021 r. Zaoszczędzisz na kosztach raportu rocznego za rok 2020, jeśli użyjesz długiego roku podatkowego (1.7.2020-31.12.2021, 18 miesięcy). Następnie wystarczy złożyć pierwszy raport roczny obejmujący oba lata 2020/2021.

14: KAPITAŁ WŁASNY
Minimalny kapitał do włączenia ApS wynosi 40.000 DKK. W razie potrzeby możesz wybrać wyższe equity. Wymagany kapitał założycielski ApS przekazywany jest na rachunek bankowy prawnika w celu weryfikacji. Adwokat odliczy wówczas swoje honorarium (1 295 DKK + VAT) oraz honorarium dla rządu (670 DKK) od początkowego kapitału własnego.

15: AUDYT
Małe firmy w Danii nie wymagają audytu, jeśli nie przekraczają 2 z 3 limitów w ciągu pierwszego roku:
- 4 mln DKK w aktywach ogółem,
- 8 mln DKK w przychodach,
- 2 pracowników (średnio).
Później firma będzie potrzebować audytu tylko wtedy, gdy 2 z tych 3 limitów zostaną przekroczone w ciągu 2 równoległych lat podatkowych. Pomimo tych zasad, niezależnie od tego, możesz zdecydować się na audyt. Audyt nie jest zalecany małym firmom, ponieważ koszt audytu w Danii jest bardzo wysoki, zazwyczaj w przedziale 50 000-100 000 DKK + VAT rocznie.

16: NIEZBĘDNE PŁATNOŚCI DO UTWORZENIA APS
Będziesz musiał dokonać przelewu kosztów rejestracji, które w sumie wynoszą:
- 670 DKK (bez VAT) - opłata uiszczana na rzecz rządu,
- 1.295 DKK + VAT - opłata dla prawnika.

KAPITAŁ ZAKŁADOWY WYMAGANY DO UTWORZENIA APS
Wymagany początkowy kapitał zakładowy dla ApS w wysokości 40.000 DKK, który jest przelewany na rachunek bankowy prawnika w celu weryfikacji. Adwokat odliczy wówczas swoje wynagrodzenie (1,295 DKK + VAT) oraz opłatę na rzecz rządu (670 DKK) od kapitału zakładowego. Pozostała kwota 37.711,25 DKK zostanie przelana na nowe konto bankowe firmy po otwarciu konta bankowego w duńskim banku. Konto bankowe musi należeć do nowego ApS. Następnie możesz zacząć wykorzystywać pozostały kapitał zakładowy na prowadzenie działalności. Pieniądze można wykorzystać na opłacenie kosztów itp. i nie trzeba ich wpłacać na konto bankowe po zakończeniu rejestracji firmy.