Przedstawicielstwo VAT w Danii

Podatek VAT jest szczególnym rodzajem podatku obowiązującym w Unii Europejskiej. Przepisy Unii Europejskiej nakładają obowiązek posiadania przez firmy przedstawicielstwa na terenie UE, aby móc obsługiwać procedury VAT w urzędach celnych.

Na czym polega przedstawicielstwo podatkowe?

Przedstawicielstwo podatkowe jest usługą, polegającą na tym, że jedna firma działa w imieniu innej, chcącej importować swoje produkty do Unii Europejskiej. Dzięki duńskiemu przedstawicielowi podatkowemu możemy wesprzeć Twoją firmę w budowaniu konkurencyjnej pozycji na rynku unijnym.

Przedstawicielstwo podatkowe obejmuje:

zarządzanie deklaracjami VAT,
przekazywanie wymaganych kwot VAT do odpowiednich władz
składanie niezbędnych deklaracji sprzedaży Intrastat w Europie, jeśli jest to wymagane.

Firma ma obowiązek wyznaczyć duńskiego przedstawiciela podatkowego wtedy, gdy działa ona poza UE, ale sprzedaje towary lub usługi w Danii. Taki przedstawiciel będzie odpowiedzialny za kwestie związane z duńskim podatkiem VAT i będzie dzielił odpowiedzialność za duńskie zobowiązania VAT.

Jakie usługi są świadczone w ramach przedstawicielstwa podatkowego?

Zakres usług przedstawicielstwa podatkowego obejmuje:

Wsparcie dla zagranicznych firm w zakresie rejestracji VAT w Danii.
Zapewnienie zgodności z przepisami VAT obowiązującymi w Danii.
Przygotowywanie i składanie cyklicznych deklaracji VAT do duńskich organów podatkowych (SKAT).
Zarządzanie płatnościami VAT na rzecz duńskich organów podatkowych w imieniu zagranicznej firmy.
Gwarantowanie zgodności z lokalnymi przepisami dotyczącymi fakturowania, obsługi VAT, procedur księgowych oraz raportowania i płatności VAT.
Działanie jako pośrednik między zagraniczną firmą a duńskimi organami podatkowymi.
Wsparcie w odzyskiwaniu duńskiego VAT zapłaconego od lokalnych zakupów, w tym przygotowywanie i składanie wniosków o zwrot VAT dla firm niemających rezydencji w Danii.
Przygotowywanie i dostarczanie wymaganych raportów oraz dokumentów do duńskich organów podatkowych, w tym rocznych deklaracji i dodatkowych obowiązków sprawozdawczych.
Koordynowanie audytów i kontroli podatkowych przeprowadzanych przez lokalne organy VAT.

Powierzenie obowiązków związanych z VAT w Danii przedstawicielowi podatkowemu jest powszechną praktyką, zwłaszcza wśród zagranicznych firm, które nie mają fizycznej obecności w kraju lub nie dysponują wystarczającą wiedzą o lokalnych przepisach VAT.

Przekazanie obowiązków dotyczących podatku VAT duńskiemu przedstawicielowi podatkowemu odgrywa istotną rolę w ochronie działalności firmy, zmniejszeniu obciążeń administracyjnych oraz efektywnym zarządzaniu ryzykiem podatkowym w Danii. Przepisy dotyczące wewnątrzwspólnotowego i duńskiego VAT są złożone i często się zmieniają. Wymogi deklaracyjne są powtarzalne i różnią się częstotliwością. Kary za naruszenie przepisów, opóźnienia lub błędy w ocenie przepływów pieniężnych mogą szybko przekształcić się w istotne obciążenie finansowe.

Oto obowiązki związane z podatkiem VAT, które zazwyczaj przypisuje się przedstawicielowi podatkowemu:

Zarządzanie procesem rejestracji do podatku VAT.
Przygotowywanie i składanie okresowych deklaracji VAT do odpowiednich organów podatkowych.
Zapewnienie terminowych płatności należnego podatku VAT.
Upewnianie się, że faktury są zgodne z lokalnymi przepisami dotyczącymi podatku VAT.
Utrzymywanie dokładnej ewidencji i dokumentacji związanej z VAT.
Działanie jako punkt kontaktowy w przypadku zapytań podatkowych i audytów.
Zarządzanie procesem odzyskiwania VAT od kwalifikujących się wydatków.
W tym stosowanie mechanizmu odwrotnego obciążenia, jeśli jest to wymagane.
Monitorowanie zmian w przepisach VAT i zapewnianie bieżącej zgodności.

Kiedy należy zarejestrować firmę do VAT w Danii?

Z powodu harmonizacji przepisów VAT w Unii Europejskiej, zasady rejestracji VAT w Danii są bardzo podobne do tych obowiązujących w innych państwach członkowskich. Rejestracja do celów VAT w Danii jest wymagana w następujących sytuacjach:

Import towarów do innych krajów UE za pośrednictwem Danii.
Udział w sprzedaży i zakupie towarów w Danii lub sprzedaż z Danii do innych krajów.
Świadczenie usług, które podlegają pod VAT.
Korzystanie z usług na zasadzie odwrotnego obciążenia, gdy firma nie jest zarejestrowana jako podatnik VAT.
Magazynowanie towarów w Danii.
Organizacja wydarzeń na żywo.

Dodatkowo, zagraniczne firmy prowadzące transakcje Business-to-Consumer (B2C) w Danii są zobowiązane do rejestracji VAT, jeśli przekraczają próg sprzedaży wewnątrzwspólnotowej i nie rozliczają podatku VAT w systemie VAT One-Stop Shop (OSS).

Zagraniczne firmy mogą zakończyć rejestrację VAT w Danii, wypełniając formularz zamieszczony na stronie virk.dk. Po pomyślnym zakończeniu rejestracji, a podany adres korespondencyjny, przedsiębiorcy otrzymają DK-nummer (duński numer VAT). Przedsiębiorstwo, które prowadzi działalność poza Danią, ale oferuje towary lub usługi objęte opodatkowaniem w Danii, może być zobowiązane do uzyskania rejestracji VAT jako nierezydent. Ten wymóg jest zgodny z dyrektywą UE dotyczącą VAT, która nakłada na zagraniczne firmy obowiązek rejestracji do celów VAT w określonych sytuacjach, aby mogły zgłaszać transakcje podlegające opodatkowaniu i deklarować należne opłaty VAT.

Firmy, które w ciągu ostatnich 12 miesięcy nie osiągnęły przychodu przekraczającego 50 000 DKK, nie mają obowiązku rejestracji VAT w Danii, mogą jednak zdecydować się na jej dokonanie.Jeśli natomiast przychody firmy przekraczają 50 000 DKK, a nie jest ona jeszcze zarejestrowana jako podatnik VAT, powinna dokonać rejestracji jak najszybciej. Dodatkowo, firmy przewidujące osiągnięcie takich przychodów powinny zarejestrować się jako podatnicy VAT nie później niż 8 dni przed rozpoczęciem działalności.

Firmy lub osoby fizyczne, które prowadzą działalność zwolnioną z podatku VAT zgodnie z duńskimi przepisami nie są zobowiązane do rejestracji. Najczęściej obejmują one:

Usługi opieki zdrowotnej, np. medyczne
Usługi finansowe, np. bankowość, ubezpieczenia
Usługi edukacyjne
Działalność kulturalna, w tym niektóre formy sztuki i rozrywki
Organizacje charytatywne, które świadczą określone usługi społeczne

Dodatkowo, niektóre małe przedsiębiorstwa rolne mogą wybrać ryczałtowy system VAT zamiast standardowej rejestracji VAT, co będzie stanowiło uproszczenie ich obowiązków podatkowych.

Warto pamiętać, że mimo iż te podmioty nie mają obowiązku do rejestracji dla celów VAT, mogą się dobrowolnie zarejestrować, jeśli będzie to korzystne dla ich działalności.

Wymóg posiadania przedstawiciela VAT w Danii zależy od lokalizacji firmy.

W sytuacjach, gdy firma musi zarejestrować się do celów podatku VAT w innym kraju z powodu prowadzonej działalności, wyznaczenie lokalnego przedstawiciela podatkowego może być wymagane.

Zwykle przedstawiciel podatkowy w Danii jest solidarnie odpowiedzialny za zobowiązania firmy związane z podatkiem VAT. W niektórych krajach europejskich wymaga się wyznaczenia lokalnego przedstawiciela do reprezentowania firm spoza UE, które muszą się zarejestrować dla celów VAT.

Rodzaje przedstawicielstwa podatkowego

Wyróżniamy dwa podstawowe rodzaje przedstawicielstwa podatkowego:

ogólne, które jest kluczowym rozwiązaniem dla firm importujących towary do Danii, szczególnie gdy ograniczone przedstawicielstwo podatkowe nie jest możliwe. Zwykle dotyczy to transakcji z innymi państwami członkowskimi UE lub importu towarów spoza Unii Europejskiej. Duńskie organy podatkowe przyznają zezwolenie na mocy art. 23, które umożliwia odwrotne obciążenie VAT od importu, co oznacza, że podatek VAT nie musi być płacony w momencie importu, lecz może być rozliczany w deklaracji VAT. To zezwolenie jest dostępne tylko dla firm spoza Danii, które wyznaczyły ogólnego przedstawiciela podatkowego.
ograniczone, które pozwala na import towarów do UE bez natychmiastowej zapłaty podatku VAT od importu, co znacząco wspiera płynność finansową. Przedstawicielstwo fiskalne z ograniczonym upoważnieniem działa wyłącznie w imieniu firmy niemającej rezydencji w celu importu towarów i korzystania z nich później. Zakres uprawnień ograniczonego przedstawiciela podatkowego obejmuje jedynie reprezentowanie spółki niemającej rezydencji w zakresie importu towarów bez natychmiastowej zapłaty VAT oraz późniejszej dystrybucji tych towarów. Ponadto, ograniczone przedstawicielstwo podatkowe wiąże się z jedną licencją, która pozwala na łatwe dodawanie nowych klientów do już posiadanej licencji.

Generalny przedstawiciel podatkowy

Generalny przestawiciel podatkowy to duńska jednostka odpowiedzialna za obsługę wszelkich transakcji związanych z podatkiem VAT w imieniu zagranicznej firmy prowadzącej działalność w Danii. Tę rolę zazwyczaj pełnią agenci celni, firmy logistyczne lub księgowi, zajmujący się zarówno obsługą logistyczną, jak i zapewnieniem zgodności z duńskimi przepisami VAT.

Generalny przedstawiciel podatkowy musi zapewnić duńskim organom podatkowym poręczenie, zwykle odpowiadające kwocie podatku VAT, którą zagraniczna firma ma zapłacić w danym kwartale. Jednak odpowiedzialność przedstawiciela wykracza poza wartość poręczenia, ponieważ organy podatkowe mogą ponownie ocenić płatności VAT za ostatnie pięć lat, co może prowadzić do odpowiedzialności sięgającej pięciokrotności kwoty poręczenia. Generalni przedstawiciele podatkowi często wymagają odpowiednich poręczeń od swoich zagranicznych klientów, aby zminimalizować to ryzyko

Które firmy muszą mieć przedstawiciela podatkowego w Danii?

Firmy mające siedzibę w UE, Norwegii, Grenlandii, na Wyspach Owczych i Islandii mogą rejestrować się bezpośrednio w lokalnych organach VAT i nie muszą korzystać z usług duńskiego przedstawiciela podatkowego. Jednakże firmy spoza tych obszarów mogą zdecydować się na wyznaczenie lokalnego przedstawiciela, który zajmie się czasochłonnymi i często skomplikowanymi obowiązkami związanymi z podatkiem VAT.

Przedsiębiorstwa spoza Unii Europejskiej są zobowiązane do wyznaczenia przedstawiciela podatkowego w Danii. Z uwagi na to, że przedstawiciel ponosi solidarną odpowiedzialność z firmą zagraniczną, klient może być zobowiązany do ustanowienia gwarancji bankowej lub depozytu zabezpieczającego na rzecz przedstawiciela.

Ważne jest, aby wszystkie firmy działające w Danii przeanalizowały swoje zobowiązania dotyczące zgodności i, jeśli to konieczne, zarejestrowały się odpowiednio przed rozpoczęciem jakichkolwiek transakcji objętych opodatkowaniem.

Każde przedsiębiorstwo realizujące transakcje objęte opodatkowaniem w Danii ma obowiązek zarejestrowania się jako płatnik VAT, zgłaszania transakcji podlegających opodatkowaniu oraz odprowadzania należnego podatku VAT. Przedsiębiorstwa z Unii Europejskiej mogą samodzielnie zarządzać tymi obowiązkami lub skorzystać z usług agenta podatkowego. Jednak firmy spoza Unii Europejskiej są zobowiązane do korzystania z usług przedstawiciela podatkowego, aby spełniać wymogi administracyjne.

Które firmy muszą wyznaczyć przedstawiciela podatkowego z siedzibą w Danii?

Firma zagraniczna, która prowadzi transakcje w Danii podlegające duńskiemu VAT, może być zobowiązana do wyznaczenia przedstawiciela podatkowego z siedzibą w Danii. Taki przedstawiciel będzie odpowiedzialny za zarządzanie sprawami firmy związanymi z podatkiem VAT w jej imieniu oraz w kontaktach z duńskimi organami podatkowymi. Do jego zadań będzie należało:

składanie deklaracji VAT,
przekazywanie płatności VAT,
ubieganie się o zwrot VAT
przeprowadzanie audytów podatkowych.

Wyznaczenie duńskiego przedstawiciela VAT jest obowiązkowe dla wszystkich firm spoza Unii Europejskiej zaangażowanych w transakcje podlegające opodatkowaniu w Danii, w tym:

Import towarów z państw spoza UE do Danii
Eksport towarów z Danii do państw spoza UE
Zakup towarów dostarczanych w Danii z krajów członkowskich UE
Dostawy towarów między firmami (B2B) z Danii do państw członkowskich UE
Dostawy towarów i usług między firmami a konsumentami (B2C) na rzecz osób fizycznych w Danii, w tym realizowane za pośrednictwem platform handlowych.

Brak wyznaczenia przedstawiciela VAT w Danii może prowadzić do surowych kar nałożonych przez duńskie organy podatkowe i uniemożliwi firmom ubieganie się o zwrot VAT.

Dodatkowo, warto pamiętać, że europejscy partnerzy (tacy jak dostawcy, klienci, platformy handlowe itp.) często odmawiają współpracy z firmami spoza Europy, które nie wyznaczyły przedstawiciela VAT z siedzibą w Danii, uznając to za zbyt ryzykowne dla swojej działalności.

Korzyści przedstawicielstwa podatkowego w Danii

Przedstawicielstwo podatkowe w Danii zapewnia nie tylko rejestrację zagranicznego dostawcy. Przede wszystkim zmniejsza obciążenie związane z obsługą podatku VAT przy imporcie oraz obniża koszty administracyjne dla zagranicznego dostawcy. Duński przedstawiciel podatkowy działa jako pełnomocnik zagranicznego dostawcy, zapewniając przestrzeganie jego praw i obowiązków. Ponadto przedstawiciel przejmuje odpowiedzialność oraz częściowe rozliczenie podatku VAT związanego z obrotem towarów. Skorzystanie z usług przedstawiciela VAT może prowadzić do niższych kosztów i szybszej dostawy do klientów w Europie, a także przynieść inne korzyści.

Głównymi korzyściami przedstawicielstwa podatkowego są:

Ograniczenie obowiązków związanych z obsługą podatku VAT przy imporcie oraz jego zmniejszeniem.
Pełnomocnik fiskalny reprezentuje zagranicznego dostawcę.
Przedstawiciel bierze na siebie odpowiedzialność oraz część obowiązków związanych z podatkiem VAT.
Może prowadzić do niższych kosztów i szybszej dostawy do klientów w Europie.
Wyznaczając przedstawiciela podatkowego w Danii, nawet jako zagraniczna firma, możesz korzystać z mechanizmu odwrotnego obciążenia przy imporcie. Mimo to, zagraniczna spółka nadal pozostaje odpowiedzialna za swoje obowiązki podatkowe, ale przedstawiciel podatkowy może być pociągnięty do odpowiedzialności za realizację tych obowiązków w jej imieniu.

Firmy spoza Europy nie mają możliwości samodzielnego zarejestrowania się do VAT w Danii. Muszą zamiast tego skorzystać z usług duńskiego przedstawiciela VAT. Taki przedstawiciel, zazwyczaj lokalna firma, działa w imieniu firmy wobec lokalnych organów podatkowych. Odpowiada on za zapewnienie zgodności z wszystkimi obowiązkami związanymi z VAT, nawet jeśli nie były one wcześniej znane. W związku z tym może poprosić o depozyt (np. gwarancję bankową) przed udzieleniem zgody na reprezentowanie firmy.

Oprócz spełnienia wymogów prawnych, przedstawicielstwo podatkowe jest prostą i kosztowo efektywną alternatywą dla zakładania fizycznej obecności poprzez otwarcie oddziału lub spółki zależnej.

Przedstawicielstwo podatkowe w Danii pozwala zagranicznym firmom na dostęp do duńskiego rynku bez konieczności ponoszenia kosztów i radzenia sobie z komplikacjami związanymi z zakładaniem działalności, takich jak tworzenie struktury korporacyjnej i zarządzanie osobnymi procedurami księgowymi.

Zagraniczna firma, która wyznaczyła przedstawiciela podatkowego w Danii, nie będzie zobowiązana do płacenia podatku dochodowego od osób prawnych w Danii.

Cała procedura jest zarządzana zdalnie z zagranicy przez przedstawiciela podatkowego, zajmującego się wszystkimi obowiązkami podatkowymi związanymi z VAT, jakie zlecają duńskie organy podatkowe, czyli uzyskanie numeru VAT oraz składanie okresowych deklaracji oraz dokonywanie płatności VAT.

Firmy europejskie nie są zobowiązane do wyznaczania duńskiego przedstawiciela VAT. Mogą jednak wyznaczyć agenta, który będzie się zajmował formalnościami podatkowymi oraz kontaktami z lokalnymi organami podatkowymi w ich imieniu. W takich sytuacjach przedstawianie gwarancji bankowej nie jest konieczne. Mimo to, firma nadal ponosi pełną odpowiedzialność za regulowanie swoich zobowiązań z tytułu VAT.