Wysyłanie pracowników z Polski do Danii

Wysyłanie pracowników z Polski do Danii staje się coraz popularniejsze wśród polskich firm. W dobie globalizacji i intensyfikującej się współpracy międzynarodowej, przedsiębiorstwa coraz częściej szukają możliwości rozwoju oraz działalności za granicą. Dania, ze swoją stabilną gospodarką i rozwiniętym rynkiem pracy, jest dla wielu polskich firm atrakcyjnym miejscem do realizacji usług i projektów. Niemniej jednak, delegowanie pracowników za granicę wiąże się z licznymi formalnościami oraz obowiązkami, zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika.

Pracodawcy wysyłający pracowników do pracy za granicą muszą mieć na uwadze, że podlegają nie tylko polskim przepisom związanym z prawem pracy, ubezpieczeniami społecznymi i podatkami. Należy także brać pod uwagę międzynarodowe regulacje dotyczące delegowania pracowników oraz koordynacji systemów ubezpieczeń społecznych. W wielu przypadkach niezbędne będzie również stosowanie przepisów obowiązujących w kraju, w którym pracownik będzie wykonywać swoją pracę.

Delegujący pracodawca i delegowany pracownik

Przedsiębiorca, który prowadzi firmę z siedzibą lub stałym miejscem działalności w Polsce i zatrudnia pracowników, może czasowo skierować ich do pracy w innym kraju Unii Europejskiej (UE), Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub Szwajcarii w ramach usług świadczonych przez twoje przedsiębiorstwo za granicą. Delegacje pracowników w ramach świadczenia usług są możliwe w następujących przypadkach:

• W ramach realizacji umowy pomiędzy firmą przedsiębiorcy a podmiotem działającym w innym kraju.
  
• Do oddziału lub firmy będącej częścią tej samej grupy kapitałowej, do której należy jego przedsiębiorstwo.

Przedsiębiorstwo delegujące pracowników do Danii w ramach świadczenia usług ma obowiązek zarejestrowania się w systemie RUT (www.virk.dk/rut), zarządzanym przez Erhvervsstyrelsen. Rejestracja musi zostać przeprowadzona najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy. Każde nowe zlecenie wymaga ponownej rejestracji, z podaniem szczegółowych informacji o pracownikach wykonujących zlecenie oraz miejscu świadczenia usług.

Definicja pracownika jest określana przez przepisy kraju, do którego jest delegowany. W krajach UE, EOG lub Szwajcarii praca na umowę zlecenie jest uznawana za częściowo podporządkowaną i współorganizowaną przez firmę delegującą. W praktyce, pracownikiem oddelegowanym może być także osoba zatrudniona w Polsce na podstawie umowy zlecenia.

Pracownik delegowany to osoba, która na co dzień wykonuje pracę w innym kraju, lecz została tymczasowo wysłana do Danii przez swojego pracodawcę delegującego w celu realizacji usług świadczonych przez firmę.

Pracownikiem delegowanym może być także cudzoziemiec – obywatel kraju spoza UE, zatrudniony w firmie mającej siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, pod warunkiem, że przebywa i wykonuje pracę w Polsce zgodnie z prawem. Pracodawca może delegować taką osobę do innego kraju UE, EOG lub Szwajcarii na tych samych zasadach, co obywatela polskiego. Trzeba jednak sprawdzić, czy państwo przyjmujące nie wymaga odpowiedniego zezwolenia na pobyt (np. wizy), które będzie umożliwiało podjęcie pracy.

Zagraniczna firma deleguje pracowników do Danii w następujących okolicznościach:

• Firma wysyła pracownika do Danii, aby świadczył usługi dla klienta w tym kraju, na przykład dla innej firmy lub osoby prywatnej.
• Firma dysponuje agencją pracy tymczasowej lub podobnymi zasobami, które pozwalają jej wynająć pracownika do pracy w Danii dla innego przedsiębiorstwa.
  
• Firma wysyła pracownika do Danii do pracy w firmie należącej do tej samej grupy kapitałowej lub powiązanej z firmą delegującą.
  
• Aby podlegać przepisom Ustawy o oddelegowaniu pracowników, musi istnieć stosunek pracy między pracownikiem a firmą delegującą lub udostępniającą pracowników. Dodatkowo, firma delegująca musi mieć rzeczywistą siedzibę w kraju macierzystym, co oznacza, że prowadzi tam istotną działalność.

Tymczasowe delegowanie pracownika
Pracodawca może tymczasowo delegować pracownika do pracy w innym kraju UE. W czasie delegacji pracownik będzie miał status „pracownika delegowanego” i będą przysługiwać mu te same podstawowe prawa i warunki pracy, jakie obowiązują w kraju przyjmującym.

Pracownikom tymczasowym mogą przysługiwać lepsze warunki zatrudnienia niż te standardowo obowiązujące. Takie korzystniejsze warunki mogą wynikać z:

• przepisów prawa kraju przyjmującego,
  
• powszechnie stosowanych układów zbiorowych,
  
• układów zbiorowych obowiązujących tylko u konkretnego pracodawcy użytkownika, do którego pracownik został delegowany.
  
• Niezależnie od tego, pracodawca użytkownik ma obowiązek poinformować agencję pracy tymczasowej o warunkach zatrudnienia obowiązujących w jego firmie przed delegowaniem pracownika.

Regulacje dotyczące oddelegowywania pracowników

Pracując za granicą bądź prowadząc firmę świadczącą usługi w Danii, należy zapoznać się z obowiązującymi przepisami prawnymi i stosować się do nich. W przypadku, oddelegowania do pracy w tym kraju przez zagraniczne przedsiębiorstwo świadczące tam tymczasowo usługi, obowiązujące są przepisy Ustawy o delegowaniu pracowników za granicę.

Pracownik delegowany do pracy w Danii ma prawo do bezpiecznych i zdrowych warunków pracy według takich samych zasad, jak duńscy pracownicy. Obowiązują go także duńskie przepisy dotyczące równego traktowania, przeciwdziałania dyskryminacji, wynagrodzenia, a także niektóre regulacje związane z czasem pracy.

W kwestii prawa do urlopu, pracownik delegowany do pracy w Danii podlega przepisom swojego kraju pochodzenia, ale ma zagwarantowane minimalne standardy wynikające z duńskiej Ustawy o Urlopach.

Delegowanie pracowników ma charakter tymczasowy – jest przewidziane na określony okres i nie może być sytuacją stałą.

Pracodawca wysyłający pracownika na krótki okres może wydłużyć czas trwania delegowania do maksymalnie 18 miesięcy, składając odpowiednie uzasadnienie. Powiadomienie o przedłużeniu musi być dostarczone przed zakończeniem 12-miesięcznego okresu delegowania. Zazwyczaj państwo przyjmujące wymaga podania powodów przedłużenia, jednak nie ma prawa ich podważać. Przedłużenie delegacji traktowane jest jako obowiązek informacyjny pracodawcy, a nie jako prośba, więc państwo przyjmujące nie ma możliwości odmówienia zgody na przedłużenie.

Po złożeniu uzasadnionego powiadomienia, pracodawca delegujący ma obowiązek zapewnić warunki pracy przewidziane dla delegowania krótkoterminowego przez cały okres delegowania, maksymalnie do końca 18 miesięcy.

Delegowanie pracowników biurowych
Jeśli pracownik oddelegowany wykonuje pracę biurową, pracodawca ma obowiązek pokrycia wszystkich kosztów związanych z podróżą i pobytem w Danii. Zasada ta dotyczy sytuacji, gdy pracownik jest wysyłany z stałego miejsca pracy w Danii do tymczasowego miejsca pracy w innej lokalizacji. Praca umysłowa obejmuje typowe zadania związane z handlem, sprzedażą oraz pracami biurowymi.

Delegacje kierowców
Przepisy dotyczące delegowania kierowców odnoszą się do osób zatrudnionych przez firmę z siedzibą w innym kraju UE. Kierowca jest uznawany za delegowanego do pracy w Danii, gdy realizuje przewóz towarów lub pasażerów, uczestniczy w drogowym odcinku transportu kombinowanego lub wykonuje transport międzynarodowy, który nie ma charakteru dwustronnego, na terytorium Danii.

Delegowanie pracowników w sektorze rolniczym
W przypadku, gdy oddelegowany pracownik najemny wykonuje prace w rolnictwie lub prace domowe, a zakwaterowanie wchodzi w skład jego wynagrodzenia, pracodawca jest zobowiązany zapewnić komfortowe i nowoczesne warunki mieszkaniowe oraz dostarczyć świeżą pościel i ręczniki.

Pracodawca ma również obowiązek pokrycia kosztów ubezpieczenia mienia ruchomego pracownika najemnego na poziomie odpowiadającym standardowemu ubezpieczeniu gospodarstwa domowego.
​
Zasady delegowania dla pracowników tymczasowych
Prowadząc agencję pracy tymczasowej i wysyłając pracowników za granicę, należy zagwarantować im przynajmniej takie same warunki zatrudnienia, jakie są przewidziane dla pracowników tymczasowych w kraju przyjmującym. Trzeba również przestrzegać polskich przepisów dotyczących świadczenia usług pracy tymczasowej oraz zatrudniania pracowników tymczasowych.

Okresy delegowania pracowników do Danii

Dwa podstawowe okresy delegowania pracowników do Danii:

• Delegowanie krótkoterminowe – trwające maksymalnie do 12 miesięcy
  
• Delegowanie długoterminowe – trwające dłużej niż 12 miesięcy

Typ delegowania (krótkotrwałe lub długotrwałe) ma wpływ na warunki pracy, które muszą być zagwarantowane pracownikowi delegowanemu.

W przypadku delegowania pracownika na okres krótszy niż 12 miesięcy lub 18 miesięcy po złożeniu uzasadnionego powiadomienia w kraju przyjmującym, pracodawca musi zapewnić mu warunki zatrudnienia zgodne z przepisami prawa lub powszechnie stosowanymi układami zbiorowymi w kraju, do którego się udaje, w zakresie:

• minimalnych przerw na odpoczynek oraz maksymalnego wymiaru czasu pracy,
  
• minimalnego wymiaru płatnych urlopów rocznych,
  
• wynagrodzenia obejmującego wszystkie obowiązujące składniki określone przez prawo krajowe lub powszechnie stosowane układy zbiorowe,
  
• bezpieczeństwa i higieny pracy,
  
• środków ochronnych dla kobiet będących w ciąży, bezpośrednio po porodzie oraz młodzieży poniżej 18. roku życia,
  
• równego traktowania kobiet i mężczyzn,
  
• warunków mieszkaniowych dla pracowników w kraju przyjmującym, jeśli są one zapewniane przez pracodawcę,
  
• dodatków lub zwrotu kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania, jeśli są one niezbędne podczas delegowania.

Jeśli warunki zatrudnienia w Polsce są dla pracownika korzystniejsze niż te obowiązujące w kraju przyjmującym, polskie warunki pracy powinny być utrzymane przez cały czas delegowania.

Pracodawca delegujący pracownika na okres dłuższy niż 12 miesięcy lub 18 miesięcy po złożeniu uzasadnionego powiadomienia w kraju przyjmującym, musi zapewnić mu wszystkie warunki zatrudnienia przewidziane przez przepisy prawa lub powszechnie stosowane układy zbiorowe w kraju przyjmującym, z wyjątkiem:

• przepisów, które dotyczą procedur oraz warunków zawierania i rozwiązywania umowy o pracę,
  
• przepisów, które dotyczą klauzul zakazu konkurencji,
  
• przepisów, które dotyczą uzupełniających planów kapitałowych dla pracowników.

Jak obliczać okresy oddelegowania?
Według oficjalnego stanowiska Komisji Europejskiej:

• Okresy delegowania należy liczyć oddzielnie dla każdej realizowanej usługi.
  
• Gdy różni pracownicy są wysyłani przez tego samego pracodawcę do tego samego miejsca w celu wykonania tego samego zadania, ich okresy delegowania sumują się.
  
• Przy ocenie, czy zadanie jest to samo i realizowane w tym samym miejscu, bierze się pod uwagę rodzaj świadczonej usługi, wykonywaną pracę oraz adres lub adresy, gdzie ta praca jest realizowana.
  

Przepisy nie precyzują dokładnych zasad obliczania okresów delegowania, dlatego przed wysłaniem pracownika warto sprawdzić, czy w kraju docelowym obowiązują szczególne regulacje dotyczące tego zagadnienia. Należy pamiętać, że państwa Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii mogą mieć własne zasady, które różnią się od ogólnych wytycznych Komisji Europejskiej.

Zasady wynagradzania pracowników delegowanych

Bez względu na to, czy delegowanie pracownika jest krótkoterminowe czy długoterminowe, wynagrodzenie dla pracowników delegowanych musi być ustalane i wypłacane zgodnie z tymi samymi zasadami od pierwszego dnia delegowania.

Wynagrodzenie pracownika delegowanego musi uwzględniać wszystkie obowiązkowe składniki wynagrodzenia wymagane przez krajowe przepisy ustawowe lub układy zbiorowe, które są uznawane za powszechnie stosowane lub obowiązujące wszystkich lokalnych pracowników w danym regionie lub sektorze gospodarki.

Oznacza to, że pracodawca musi zapewnić pracownikowi delegowanemu wszystkie składniki wynagrodzenia i dodatki, które przysługują lokalnemu pracownikowi wykonującemu tę samą pracę w tej samej branży, zawodzie i regionie. Chociaż kwota wynagrodzenia pracownika delegowanego nie musi być identyczna z wynagrodzeniem pracownika lokalnego, zasady obliczania wynagrodzenia oraz jego składniki muszą być zgodne.

Tej zasady nie stosuje się w przypadku delegowania pracowników tymczasowych, których wynagrodzenie musi odpowiadać wynagrodzeniu pracowników zatrudnionych przez pracodawcę użytkownika w kraju przyjmującym.

Należy pamiętać, że do wynagrodzenia pracownika delegowanego nie można wliczać kwot wypłaconych na pokrycie rzeczywistych wydatków związanych z delegowaniem, takich jak koszty podróży do i z miejsca oddelegowania oraz koszty wyżywienia i zakwaterowania. Te wydatki są zwracane lub wypłacane pracownikowi delegowanemu niezależnie od wynagrodzenia, i nie mogą być uwzględniane przy porównywaniu rzeczywiście wypłaconych kwot wynagrodzenia z kwotami należnymi zgodnie z prawem kraju przyjmującego.

W Danii nie ma ustawowo określonego minimalnego wynagrodzenia. Stawki płacowe ustalane są w ramach układów zbiorowych, które są negocjowane przez związki zawodowe i organizacje pracodawców.

Ubezpieczenie społeczne pracownika oddelegowanego

W przypadku wysyłania pracownika do pracy w innym kraju UE, EOG lub Szwajcarii w ramach świadczenia usług, może pojawić się kwestia, w którym kraju należy odprowadzać składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Zasadniczo pracownik powinien być objęty ustawodawstwem tylko jednego kraju.

Zasadniczo pracownik powinien być ubezpieczony w kraju, w którym wykonuje pracę, czyli w kraju przyjmującym podczas oddelegowania. Jednak przepisy przewidują również możliwość odprowadzania składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne w kraju, z którego pracownik został delegowany, czyli w Polsce.

W czasie trwania delegacji pracownicy mają prawo do korzystania z opieki zdrowotnej w kraju przyjmującym. Usługi medyczne są dostępne zgodnie z zasadami obowiązującymi w tym kraju i w placówkach, które mają umowę z lokalną kasą chorych (odpowiednikiem NFZ).

Prawo do świadczeń jest zapewnione na podstawie Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ). O kartę EKUZ może wystąpić pracownik delegowany lub upoważniony przez niego pracodawca. Wniosek o wydanie karty EKUZ należy złożyć w odpowiednim oddziale NFZ, zgodnie z miejscem zamieszkania pracownika.

Jeżeli pracodawca nie spełnia wszystkich wymogów, aby objąć pracownika delegowanego ubezpieczeniem w Polsce, musi zgłosić go do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego w kraju, w którym pracownik wykonuje pracę w czasie delegowania.

Podatki związane z oddelegowaniem pracowników do Danii

Duńska ustawa L921, która dotyczy podatku od wynajmu zagranicznej siły roboczej obowiązuje od 19 września 2012 roku. Zgodnie z tą ustawą oraz Ustawą o unikaniu podwójnego opodatkowania, duński przedsiębiorca, na rzecz którego wykonywana jest praca, może być uznany przez duńskie organy podatkowe za tzw. „faktycznego pracodawcę”.

Termin „faktyczny pracodawca” dotyczy przedsiębiorcy, który rzeczywiście korzysta z pracy pracownika i ponosi odpowiedzialność oraz ryzyko związane z wynikami jego pracy, w odróżnieniu od formalnego pracodawcy, który jest odpowiedzialny za zatrudnienie pracownika.

Gdy pracownik, zatrudniony przez jednego przedsiębiorcę (formalnego pracodawcę), wykonuje pracę na rzecz innego przedsiębiorcy za granicą (faktycznego pracodawcy), mówimy o tzw. „międzynarodowym wynajmie siły roboczej”.

Przewodnik opublikowany przez Duńskie organy podatkowe (SKAT) wyjaśnia zasady stosowania nowego podatku od wynajmu zagranicznej siły roboczej. Według tego przewodnika, termin „międzynarodowy wynajem siły roboczej” dotyczy pracowników zatrudnionych przez zagraniczne firmy, którzy są wysyłani do pracy dla duńskich przedsiębiorców i wykonują zadania stanowiące integralną część działalności duńskiego przedsiębiorcy. W przypadku międzynarodowego wynajmu siły roboczej uczestniczą trzy strony:

1. Duński przedsiębiorca, dla którego polski pracownik wykonuje pracę (rzeczywisty pracodawca).
   
2. Formalny pracodawca - pracodawca z Polski lub innego kraju, który deleguje pracowników do pracy w Danii.
   
3. Pracownik będący rezydentem podatkowym Polski.
   

Praca, którą wykonuje polski pracownik, jest integralną częścią działalności duńskiego przedsiębiorcy i obejmuje zarówno zadania podstawowe związane z działalnością firmy, jak i rutynowe usługi wspierające tę działalność.
Ustawa L921 wprowadza szczególną metodę opodatkowania wynagrodzeń zagranicznych pracowników, która wynosi 35,6%. Podatek ten składa się z:

• Podatku na rynek pracy, wynoszący 8% od dochodu brutto.
  
• Podatku od wynajmu siły roboczej, w wysokości 30% po odliczeniu podatku na rynek pracy. Za pobieranie tego podatku odpowiada duński przedsiębiorca, który korzysta z pracy polskich pracowników. Podstawę do obliczenia tego podatku stanowi wynagrodzenie brutto polskiego pracownika, które przedstawia polska firma zatrudniająca tego pracownika.
  

Duński przedsiębiorca ma obowiązek potrącenia podatku przy płatności faktury za usługi świadczone na rzecz polskiego kontrahenta. Obowiązek ten dotyczy zarówno sytuacji, gdy duńska firma zatrudnia polskich pracowników bezpośrednio na podstawie umowy z polskim pracodawcą, jak i wtedy, gdy zatrudnienie i wypłata wynagrodzenia odbywają się za pośrednictwem innego pracodawcy lub agencji pracy tymczasowej.

Duński przedsiębiorca, potrącający podatek od wynajmu siły roboczej, co miesiąc sporządza listę pracowników, którzy świadczyli dla niego pracę, a także kwot potrąconego podatku. Wynagrodzenie oraz potrącony podatek są przedstawiane w walucie duńskiej według kursu wymiany z dnia potrącenia. Duński przedsiębiorca musi wpłacić pobrany podatek do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano potrącenia i zapłacono za fakturę. Duże duńskie firmy, które rozliczają się na podstawie zaliczek podatkowych, muszą uiścić podatek najpóźniej do ostatniego dnia miesiąca rozliczeniowego.

Pracownik, który jest polskim rezydentem podatkowym, podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce. Oznacza to, że musi rozliczać się z całego swojego dochodu (w tym wynagrodzenia za pracę), niezależnie od miejsca, w którym ten dochód jest uzyskiwany.

Rezydencja podatkowa ustalana jest na podstawie dwóch kryteriów, z których wystarczy spełnić jedno: Pracownik ma na terenie Polski centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych).

Coraz więcej przedsiębiorców wysyła swoich pracowników do pracy za granicą. Zaświadczenie A1, wydawane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, potwierdza, że pracownicy delegowani pozostają objęci polskim ustawodawstwem w zakresie ubezpieczeń społecznych. Oznacza to, że tacy pracownicy są ubezpieczeni w polskim ZUS. Polska deleguje najwięcej pracowników w UE, warto więc zrozumieć szczegóły dotyczące zaświadczenia A1.

Opodatkowanie pracownika oddelegowanego do Danii
Jako pracownik oddelegowany z polskiej firmy do pracy, na przykład w Danii, możesz być zwolniony z obowiązku płacenia podatków w Danii przez pierwsze sześć miesięcy. Jednakże, istnieje możliwość, że będziesz musiał płacić duński podatek już od pierwszego dnia pobytu, jeśli SKAT stwierdzi, że jesteś zatrudniony przez firmę duńską. W takim przypadku obowiązują następujące zasady:

• 8% podatek tzw. am-bidrag
  
• 30% podatek dochodowy,
• Duńska firma ma obowiązek odprowadzenia podatku,

Zasady związane z wynajmem pracowników mają zastosowanie niezależnie od tego, czy zagraniczny pracodawca jest zarejestrowany jako podatnik w Danii.

Ustawa dotycząca delegowania pracowników za granicę

Ustawa o delegowaniu pracowników za granicę implementuje dyrektywę UE dotyczącą delegowania pracowników. Celem dyrektywy jest zapewnienie uczciwej konkurencji oraz przestrzegania praw pracowniczych w trakcie delegowania pracowników do innych krajów członkowskich. Dyrektywa zapewnia, że pracownicy delegowani do kraju będącego członkiem UE lub EOG będą mieli zagwarantowane określone warunki pracy obowiązujące w kraju przyjmującym.

Ustawa o delegowaniu pracowników za granicę implementuje również dyrektywę UE dotyczącą egzekwowania przepisów wykonawczych. Celem tej dyrektywy jest poprawa egzekwowania praw przewidzianych w ustawie o delegowaniu pracowników oraz zapobieganie nadużyciom i obchodzeniu przepisów.

Duńska Ustawa o Delegowaniu Pracowników z dnia 25 marca 2011 roku, oparta na Dyrektywie 96/71, nie określa minimalnych stawek wynagrodzeń, które polskie firmy usługowe muszą wypłacać swoim delegowanym do Danii pracownikom. Ustawa ta nie nakłada również obowiązku na firmy z innych krajów członkowskich UE, aby przystępowały do układów zbiorowych z duńskimi związkami zawodowymi.